Эффективный тайм-менеджмент или Как научиться управлять временем
22 мар 2011
Вы уверенны в том, что умеете
управлять своим временем благоразумно? А Вы знаете о том, что есть целая наука,
занимающаяся проблемами удачной организации своего времени? Если нет, тогда
советуем ознакомиться со следующим материалом, который поможет не только понять
суть проблемы, но и научиться ее решать…
Тайм-менеджмент (от англ. time
management), что в переводе означает управление или организация времени, по
своей сути является технологией не только организации личного времени, но и
повышения эффективности его использования.
Если рассматривать это понятие
обширно, то в некотором роде это не набор техник, а целое направление стиля жизни
и философия ценности времени, что особенно актуально в условиях постоянно
меняющегося мира и быстром потоке важной информации.
Для того, чтобы научиться
эффективно работать над своим персональным тайм-менеджментом советуем Вам запомнить
следующие ключевые моменты.
Контроль над порядком
использования своего времени проводите исключительно ведя записи. На протяжении
всей недели делайте пометки в своем ежедневнике, используя лайнеры (выделяющие
маркеры), то есть для каждого определенного вида деятельности выберите свой
цвета и помечайте его так всегда. Завершенные дела, которые Вы считаете не
сильно важными, да и вообще малозначащими, выделяйте, например розовым цветом.
В конце недели взгляните на страничку, и если Вы увидели, что она вся исчеркана
этим цветом, то обратите внимание на свой список приоритетов и найдите новый
способ принятия решений. Давайте представим, что все те задания, которые Вы
делали не по собственному желанию, а просто потому, что на Вас воздействовали,
в Ваших записях выделены оранжевым. Опять-таки, если в конце недели все Ваши
записи буквально стали ярче солнца, то потом не жалуйтесь, что на свои
собственные заботы времени у Вас не хватает.
То время, которое у Вас отнимал
от работы кто-либо из партнеров (деловые встречи, переговоры и т.д.) пометьте,
например, голубым. Если ситуация такая же, как и в двух выше приведенных
примерах, то сядьте и хорошенько подумайте над тем, насколько все эти затраты
важны для Вас, Вашего бизнеса, дела или жизни.
Конечно же, у Вас наверняка найдутся
и те дела, которые Вы выполнили именно так, как то и было задумано, то есть без
накладок, перерывов и отвлечений на посторонние вещи.
Их Вы решили выделить зелененьким
и потом увидели, что страничка ежедневника пестреет полосами именно этого
цвета? Вот как раз это и есть самый лучший показатель того, что Вы благополучны
в собственном тайм-менеджменте, а это значит, что и дела идут очень хорошо!
Воспользуйтесь следующими ключевыми
советами при контроле своего времени:
… будьте честными хотя бы сами с
собою. Не надо играть никакие роли и пытаться сделать себя лучше, чем это есть
на самом деле;
… подсчитайте, какое реальное
количество Вашего времени Вы контролируете, и поставьте себе цель увеличить
его;
… если уж так произошло, что Вы
снова что-то пропустили и вернулись к старому графику, то не стоит
расстраиваться, ведь на пути к успеху таких моментов может быть очень много.
Просто начните все заново. Не стоит урезать время на общение с семьей и
друзьями для того, что бы потратить его на те дела, которые Вы не успели
сделать, ведь для этого есть много других резервов.
Что касается более конкретных
рекомендаций, то специалисты советуют:
1. В свой ежедневник вносите записи
обо всех контактах и делайте это немедленно, то есть разу же после того, как их
согласовали. Обязательное условие тут в том, чтобы ежедневник всегда был под
рукой;
2. Помните выражение о том, что
«слона нужно есть частями»? Вот так точно и в случае с делами. Сразу же после
того, как определенны сроки, надо поделить крупные задания на более мелкие;
3. Когда Вы будете распределять
обязанности и дела в рабочем расписании, то не стоит делать это в гордом
одиночестве: пригласите всех тех, кто будет задействован в процессе, так как у Вас
после такого «совещания» будет больше уверенности в том, что все всё правильно
поняли, Вас не подведут, да и Вы сами в полной мере осознаете истинную меру
ответственности за результаты деятельности;
4. Составляя планы, делите их на
три категории: на те, что надо сделать сейчас срочно, те, что необходимо
выполнить в короткие сроки и долгосрочные. Постарайтесь делать так, чтобы все
вот эти вот планы всегда были у Вас под рукою во время работы;
5. Вне зависимости от того, насколько
Вы недозагружены работой, всегда планируйте дела так, чтобы иметь запас так
называемого «кризисного времени», то есть, чтобы текущие дела не мешали Вам
выполнять авральные и срочные задачи;
6. Пересматривайте свои приоритеты
периодически и вносите необходимые для улучшения положения коррективы;
7. Не стоит планировать встречи и
переговоры слишком тесно. Более целесообразно будет оставлять небольшой «зазор»
времени, который впоследствии может быть очень эффективно Вами использован, да
и никаких накладок не произойдет.
Мы уверенны в том, что прочтя
наши советы и рекомендации Вы найдете еще парочку таких, которые помогут не
только Вам, но и Вашим коллегам справляться с поставленной задачей намного
лучше, ведь нет придела совершенству…
Обсуждение:
igrokmf
Сейчас многие простые на первый взгляд явления превращаются в науку. Чтобы все успевать, нужно зараннее и четко все распланировать и записать.