3 способа сделать совещания продуктивными

Совещания на работе кажутся скучными и неинтересными. И кто только придумал всю эту тягомотину? Человек может работать и без активного вмешательства в рабочий процесс, эффективность его труда в случае работы удаленного сотрудника повышается. Но это не значит, что сотрудник не должен вообще посещать собрания и общие совещания. Психологи отмечают, что в первые полчаса человек только настраивается на тематику общего сбора и не может сразу включиться в творческий процесс, не способен мыслить креативно, а главное быстро. Но руководство считает иначе: чем быстрее начнем, тем быстрее закончим! А как же коллективная мудрость коллег, как же их новые разработки и свежие направления? Как сделать каждую совместную встречу продуктивной и потенциально необходимой каждому в компании?
1. Проводить совещания стоя.
Собрание длится не один час, так как все занимают приятное положение сидя в кресле, расслабляются и выслушивают позиции разных сторон, думая: «Моя хата с краю!» Никто, сидя, не думает быстро, не предлагает решить все и сразу, хотя знает, как. Поэтому в следующий раз проведите эксперимент со вставанием. Вы стоите, и ваши сотрудники стоят. С точки зрения психологов, положение стоя говорит о том, что человек уже готов идти вперед, т.е. ринуться в бой, рвануть с места в карьер. Чтобы быстро скоординировать действия внутри команды и решить насущные вопросы, оставайтесь стоять. Посмотрите, как по времени существенно сократятся ваши заседания. Мне довелось присутствовать на 30-минутном, и, скажу я вам, выстоять было сложно, хотелось быстрее уйти, поэтому все решения принимались быстро, а идеи всплывали одна за другой.
2. Делать «домашнюю работу»
Хотите быстрого результата – подготовьтесь заранее. Дайте понять подчиненным, что вы не тратите времени впустую и не дадите сотрудникам мямлить. Если доклад – то не более допустимого регламента и по существу, если диалог, то подготовленные вопросы по теме. После первого такого заранее спланированного совещания все станет на свои места.
3. Создать живую повестку дня.
Многих не интересуют вопросы общего совещания, поэтому они предпочитают поспать или поговорить с коллегами из соседнего отдела. Они не участвуют в обсуждении. Вам, конечно, это не нравится, но что-то сделать по-другому вы не в состоянии. Попробуйте провести эксперимент: начните разговор на одну тему, а, увидев безучастные лица, вдруг смените её и посмотрите за реакцией слушателей. Либо ещё вариант: начните с того, что перечислите все вопросы, которые считаете нужными рассмотреть, затем приступайте к их разбору в том порядке, который вам кажется наиболее приемлемым и актуальным. Когда никто в зале не знает, когда до него дойдет очередь, он будет в постоянном тонусе и активным слушателем процесса.
Цените свое время и чужое, это позволит стать вашему бизнесу стать более серьезным и процветающим…