Построение карьеры

Все, что нужно знать о деловой поездке: от подготовки до этикета

naim.ru logo

Есть огромное количество причин для деловых поездок бизнесмена. Возможно, Ваша должность и работа также связаны с частыми командировками. Какой бы ни была причина поездки, для того, чтобы она прошла удачно, перед отъездом Вы должны ответить на следующие вопросы:

1. Почему я еду? Вам необходимо четко осознавать цели Вашей командировки. Задачи, поставленные перед Вами, должны быть известны также тем лицам, которые будут встречать Вас и работать с Вами во время командировки. Понимание ожидаемых результатов поможет всем чувствовать себя комфортно и уверенно, сосредоточиться на подготовке к предстоящей работе, что в свою очередь, безусловно, станет залогом эффективного использования рабочего времени.
 
2. С кем мне необходимо встретиться, кому надо перезвонить во время поездки? «Свалиться на голову» кому-то из Ваших партнеров или клиентов, приехав без предупреждения, - откровенная грубость. Такого рода поездка-экспромт может быть (и скорее всего окажется) мало или абсолютно неэффективной. Ведь приложив определенные усилия для того, чтобы добраться до места назначения, Вы увидите, что нужный Вам человек будет отсутствовать в течение следующей недели. Проявите хорошие манеры: заранее предупредите о своих планах относительно поездки, а также максимально приблизьте свой график к графику принимающей стороны, сделав его удобным для хозяев.
 
4. Что мне необходимо взять с собой? Значение, «стоимость», эффективность Ваших встреч во время командировки могут быть в значительной мере снижены, если Вы не будете иметь необходимых материалов и документов. Если Вы заранее поставите себе такой вопрос, это поможет Вам не только не забыть нужные бумаги и другие материалы, но и проверить, насколько они готовы.
 
5. Каким будет следующий после поездки шаг? Ваша командировка может быть лишь одним шагом по длинной дороге, которой направляется Ваша фирма / компания к поставленным целям. Если Вы будете знать конечную цель, Вам будет легче избежать остановок и обходов.
 
Куда бы ни была направлена Ваша деловая поездка - в город, к которому можно добраться за 20 минут, или на Гавайи, - каждую минуту Вашей командировки Вы представляете свою компанию, и поэтому Ваше поведение имеет огромное значение. К тому же, чем больше времени Вы проводите в поездках, за пределами офиса, тем больше Вы демонстрируете и подтверждаете свою способность самостоятельно выполнять поставленные задачи, принимать необходимые решения и делать логические выводы.
 
Вы готовы? Ответить вам помогут следующие вопросы для самооценки.
 
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМООЦЕНКИ
 
Ответьте «Да» или «Нет».
 
1. После окончания Вашей командировки Вы должны отправить письмо-благодарность лицам или организациям, которые помогали Вам во время поездки.
2. Когда Вы путешествуете по делам, вы находитесь не на рабочем месте, не в офисе, поэтому допустимо не так внимательно смотреть за прической, носить не костюм, а комфортную спортивную одежду и планировать отдых во время Вашей командировки.
3. Во время светских мероприятий с Вашими партнерами-хозяевами, с которыми Вы встречаетесь в командировке, Вы можете пить столько алкогольных напитков, сколько Вам заблагорассудится: ведь принимающая сторона желает, чтобы Вы получили удовольствие и хорошо провели время, к тому же, все было оплачено заранее.
4. Иметь дело с деловыми партнерами из других городов, регионов или стран значительно легче, если Вы предварительно ознакомитесь с необходимой информацией о людях / компании / местах, которые Вы посещаете.
5. Когда Вы находитесь в новом городе или новой стране, хозяева простят вам опоздания на встречи и переговоры, понимая, что Вы нехорошо знаете местность и Вам трудно ориентироваться и находить дорогу.
6. Выходя из зала заседаний на конференции, уезжая из гостиницы, прощаясь в аэропорту, стоит обнять как можно больше людей, чтобы они могли понять, каким открытым человеком Вы являетесь и какое удовольствие Вы получаете от общения с ними.
 
Если Вы часто путешествуете, то, очевидно, как и все, кто много ездит, уже пришли к выводу о том, что важнейшим в пути является самообеспеченность и максимальное соблюдение устоявшегося ежедневного режима. Заранее планируйте свою поездку и при этом старайтесь максимально придерживаться привычного и удобного для Вас режима, повседневного ритма. Это во многом поможет Вам лучше приспособиться к непривычным, новым условиям, людям и окружению.
 
Начинайте планировать свою поездку, как только будут окончательно определены ее даты. Не стоит ждать особых условий, сразу приступайте к заказу билетов и места в гостинице: со временем их вряд ли станет больше, а стоимость, если и уменьшится, то ненамного. Сделав это, приступайте к составлению списка информации, необходимой для успешного проведения Вашей командировки. В этом списке должны быть:
 
· Информация о полете к месту назначения: номер рейса, время и место вылета и прибытия; название авиакомпании и соответствующие телефонные номера.
· Информация о необходимом Вам наземном транспорте: название агентства, где Вы арендовали / заказали машину; подтверждение Вашего заказа.
· Название отеля, в котором Вы будете проживать, его адрес, номера телефонов, а также номер Вашего заказа.
· Время и места запланированных на период командировки встреч (если возможно, с соответствующими телефонными номерами).
· Имя хозяина (имена хозяев), номера его (их) телефонов и факсов, а также, при наличии, электронный адрес.
· Информация по организации питания (при наличии таковой).
· Планируемые вечерние светские мероприятия.
· Информация о Вашем обратном пути: номер рейса, время и место вылета и прибытия; название авиакомпании и соответствующие номера.
 
Составив такой список, сделайте его копию, одну отдайте своему помощнику / секретарю или начальнику, другую - кому-то из членов Вашей семьи или другу. Изложенная информация поможет при необходимости связаться с Вами в любое время, а также быть в курсе возможных непредвиденных изменений в Ваших планах (задержка самолета, переселение в другой номер или отель и т.д.).
 
Вопросы, на которые следует обратить внимание при подготовке к деловой поездке
 
При подготовке своей поездки не забывайте о возможной разнице во времени и с ее учетом указывайте время в списке необходимой информации. При непродолжительной поездке разница во времени может быть не такой заметной. Не исключено, что Вы сможете достаточно легко приспособиться и организовать свой рабочий график без перевода «внутренних часов» на новый режим. Например, в том случае, когда разница во времени «съела» несколько рабочих часов, Вы можете догнать время, если проведете необходимую встречу во время рабочего завтрака, который совпадет с Вашими привычными часами пребывания в офисе. Если же на новом месте Вы «получили» дополнительные часы, Вам удастся продлить рабочий день, договорившись о еще одной, не запланированной ранее встрече. При этом Вы все равно сможете вернуться в отель для ужина.
 
При длительных поездках старайтесь приехать на пару дней раньше для того, чтобы иметь возможность адаптироваться к изменениям во времени.
 
Планируя свою поездку, полезно поговорить с коллегами из Вашей фирмы, которые уже были в подобной командировке, и получить от них рекомендации и советы. Задавайте им все возможные (и невозможные) вопрос. Чем больше Вы узнаете до начала путешествия, тем легче оно пройдет. Такими вопросами могут быть:
 
Есть ли какая-то особая, необходимая Вам информация о городе, регионе, куда Вы едете? Какие советы могут Вам дать коллеги относительно правильного, соответствующего поведения с лицами, которые будут работать с Вами?
Какие правила относительно одежды существуют в компании, куда Вы едете?
 
Всегда учитывайте возможные задержки, изменения в Ваших планах. Самолет (или поезд) может опоздать, заказанный автомобиль может прийти не вовремя. Очень важно просчитать, предвидеть нежелательные ситуации, которые могут возникнуть во время командировки, и иметь альтернативный вариант действий. Всегда имейте при себе контактный телефон Вашего делового партнера, его фирмы. Готовясь к полету, не забудьте на всякий случай положить в Ваш ручной багаж дополнительные деньги и сменную одежду.
 
Подтверждая Ваш заказ номера в гостинице, спросите о возможности предварительного резервирования мест в ресторане на все важные ланчи и обеды, на которые Вы планируете пригласить Ваших партнеров или клиентов. Выбирайте отель, расположенный недалеко от компании, фирмы, учреждения, к которому Вы приехали, а не вблизи аэропорта.
 
Если Вы планируете использовать отель как свой временный офис, прежде чем делать заказ, выясните, имеются ли подходящие номера: Вам необходимо иметь как минимум двухкомнатный номер. Этот аспект становится особенно важным в том случае, когда Вы намерены проводить встречи в гостинице.
 
В случае отсутствия надлежащих размеров и планировки номеров, Вам, возможно, придется использовать для проведения бесед как своеобразный, «суррогатный» офис кафе или холл отеля, что, конечно, будет менее удобным и эффективным. Спросите о наличии в гостинице бизнес-центра или небольшого зала для переговоров, такой вариант был бы для Вас наиболее подходящим и удовлетворяющим необходимые условия.
 
Никогда не планируйте проведение деловых встреч в своем номере, если он однокомнатный: в лучшем случае это может вызвать ощущение дискомфорта у присутствующих.
 
Убедитесь, что у Вас есть все материалы, необходимые во время командировки. Составьте список таких документов и соберите их в отдельный файл, папку или портфель. Позаботьтесь о том, чтобы во время поездки Ваша основная работа не стояла на месте, и, по возможности, исполнялась другими сотрудниками. Если Ваши обязанности временно будут переданы кому-то из коллег, предоставьте этому лицу максимально широкую информацию о Вашем проекте. Это, безусловно, поможет этому сотруднику при выполнении дополнительной работы и еще раз подтвердит Вашу репутацию как настоящего профессионала, который думает о коллегах и интересах дела.
 
Перед отъездом подумайте над тем, как можно максимально эффективно использовать время командировки. Сможете ли Вы в дороге поработать над бумагами или почитать интересный журнал, книгу, которые Вы давно собирались прочесть? Есть ли в городе или стране, куда Вы собираетесь, другие деловые партнеры, с которыми Вы можете встретиться во время обеда и переговорить о вопросах, которые Вас интересуют? Рассматривайте Вашу командировку как возможность больше узнать и о бизнесе, и о месте, где Вы будете жить. Возможно, в это время будет проходить интересный семинар, выставка, связанные с Вашей сферой деятельности; возможно, Вам повезет попасть на концерт известных артистов, приехавших на гастроли, или побывать в музее, экспозиции которого широко известны.
 
В Вашем деловом дневнике рядом с перечнем запланированных встреч и других мероприятий оставьте свободное место для того, чтобы заносить детали, заметки, конкретные данные, которые Вам помогут при составлении отчета по возвращению домой и при дальнейшей работе над проектом. (Не забудьте, что письма-благодарности, материалы, обещанные Вами деловому партнеру, а также перечень вопросов, возникших в процессе обсуждения результатов Вашей поездки, должны быть отправлены не позднее семи дней после Вашего возвращения.)
 
До начала поездки трезво оцените возможности как Вашего кошелька, так и отведенного Вашей фирмой бюджет для командировки. Четко определите, что позволяют Ваши финансы и на что Вы можете рассчитывать. Узнайте точно, сколько и на что Вы можете тратить деньги компании и за что Вы должны платить из собственного кармана. Зная свои финансовые возможности (какими бы они ни были), Вы будете чувствовать себя увереннее, потому что сможете обезопасить себя от непродуманных расходов.
 
Приготовьте подходящий подарок для Вашего делового партнера, который, возможно, не является обязательным, но при наличии, безусловно, станет дружественным жестом относительно Вашего коллеги. К тому же, всегда есть время и обстоятельства, при которых вручение подарка является своевременным и подходящим. Очевидно, что перед тем, как думать о подарке, необходимо четко знать соответствующие правила компании, фирмы или учреждения, в которое Вы едете. Особенно и прежде всего это касается подарков Вашему клиенту или бизнесмену, у которого Ваша фирма планирует купить определенный товар. Если Вы знаете человека, которому собираетесь сделать подарок (наличие детей, вкусы, хобби и т.д.), Вам будет легче сделать правильный выбор. Деловой этикет не определяет точного времени вручения подарка. Вы можете это сделать в начале визита - как выражение благодарности заранее, или же в конце - как знак оценки гостеприимства со стороны хозяев. Если корпоративная политика Вашей фирмы позволяет, Вы можете для выражения Вашей благодарности пригласить Вашего хозяина / хозяев на обед, спортивные соревнования или на массовое зрелище (не забудьте узнать о соответствующих правилах и ограничениях, существующих в компании, куда Вы едете, чтобы не поставить хозяев в неловкое положение).
 
Багаж, который облегчит Вашу поездку
 
Собирая вещи для командировки, выходите из простого правила: брать то, что необходимо, и оставлять дома все остальное. Очевидно, что помимо необходимых материалов, документов, мобильного телефона и персонального компьютера, Вам следует взять одежду и все вещи, необходимые для ухода за собой.
 
Разумеется, никому не хочется обременять себя лишним багажом. Для того чтобы решить, что складывать, Вам необходимо знать:
 
1. Какой будет погода там, куда Вы едете. Найти ответ помогут не только телевидение и газеты, но и Интернет. Узнайте о погоде не только в месте назначения, но и в пунктах остановок, пересадок на тот случай, если Вам придется там задержаться.
 
2. Что Вы будете делать, в каких мероприятиях Вам придется / Вы планируете участвовать. Чем конкретнее Ваши планы, тем легче Вы можете подготовиться, подобрав подходящую, необходимую одежду. Будет ли запланирован обед с представителями фирмы, в которую Вы едете? Придется ли Вам много ходить?
 
Те, кто часто путешествует, как правило, имеют список основных вещей, которые постоянно есть в их багаже. Так же у таких людей отработан и порядок упаковки вещей, который определяет, что складывается в чемодан, а что - в ручной багаж. Опыт многих бизнесменов, которым приходится часто путешествовать, свидетельствует, что в сумке или небольшом чемодане, которые Вы берете с собой в салон самолета, следует держать:
 
- необходимые документы: паспорт (с визой при необходимости), имена и контактные номера Ваших деловых партнеров, билеты;
- деньги и дорожные чеки;
- рабочие материалы и документы, бизнес-карты;
- наглядные материалы для выступления: слайды, фотографии и т.д.;
- лекарства, которыми Вы пользуетесь;
- ценные вещи;
- косметический набор / набор для бритья, другие вещи, необходимые для ухода за собой;
- темные очки;
- дополнительная пара носков, колгот и белья;
- сменная одежда.
 
Сложив перечисленные вещи в ручной багаж, у Вас будет возможность поддерживать свой внешний вид в надлежащем состоянии, а также при задержке или потере Вашего багажа сможете нормально работать (имея деньги, рабочие документы и на первое время одежду на смену). В деловой поездке Вам, конечно же, хочется чувствовать себя комфортно. В целом, Ваша одежда должна отражать Ваш профессиональный статус и положение. Подбирая одежду, помните о корпоративной политике Вашей фирмы и компании, куда Вы едете, а также выходите из характера и целей поездки. В любом случае лучше делать выбор в пользу профессионального имиджа.
 
Даже когда Вы в пути и, очевидно, не планируете встретиться с Вашими партнерами, не стоит быть одетым по-домашнему, не по-деловому. Вы никогда не знаете, кого и где Вы можете встретить - потенциального клиента или члена совета директоров фирмы-партнера. Также Вам не известно, что может случиться в дороге: вдруг Вам придется звонить Вашему деловому партнеру с просьбой встретить Вас в аэропорту или на вокзале, или же Ваш багаж потеряется в пути.
 
В командировку берите одежду, которая хорошо выдерживает поездки: легкие (не тяжелые) вещи, которые практически не мнутся. Отдавайте предпочтение практичным, простым предметам, которые можно легко и выгодно комбинировать. Подумайте о вечерних мероприятиях: понадобится ли Вам вечерний наряд? Также не забудьте о возможности использовать бассейн и тренажерный зал в Вашем отеле и возьмите необходимые для этого вещи.
 
Составляя каждый отдельный наряд, продумайте и возьмите все необходимые части ансамбля и аксессуары - ремень, подходящий галстук, носки, обувь. Попробуйте ограничить набор украшений основными, базовыми предметами, которые подходят к нескольким нарядам. Особое внимание уделите обуви, она должна быть удобной и чистой.
 
Если во время командировки Вы планируете посетить несколько городов (например, три города за четыре дня), не забывайте, что люди в городе А не знают, что Вы носили вчера, находясь в городе Б. Исходя из этого, Вы можете подобрать свою одежду, максимально ограничив количество предметов, и при необходимости сдавать вещи в чистку или для стирки.
 
Этикет в дороге
 
В ситуациях, когда практически незнакомые люди вынуждены собираться в относительно небольшом месте и проводить в одной компании достаточно долгое время, правила хорошего тона в определенной степени становятся «навыками для выживания». Следующие правила дорожного этикета помогут облегчить Ваши путешествия и сделать их максимально приятными:
 
1. Будьте внимательны и вежливы к людям, с которыми Вы встречаетесь в пути. Это касается всех без исключения - водителя такси; человека, проверяющего Ваш билет; стюардов и стюардесс, а также пассажиров, с которыми Вам придется столкнуться во время Вашего путешествия. Вы не знаете, чья помощь Вам понадобится в следующую минуту, с кем Вам придется провести ближайшее время. Относитесь ко всем так, как Вы отнеслись бы к своему клиенту или деловому партнеру.
 
2. Умейте позаботиться о себе. Если для нормального функционирования вам необходимо пить кофе, сами позаботьтесь о себе, наполнив дорожный термос приготовленным напитком. Если у Вас кашель, возьмите с собой необходимые лекарства, чтобы в полете не мучиться и не донимать окружающих.
 
3. Улыбайтесь. При встрече смотрите людям в глаза, особенно тем, кто сидит рядом. Поздоровайтесь с соседями, кивнув и сказав «Добрый день». Вы не должны завязывать с ними разговор, если Вам не хочется этого делать. Однако вежливым будет продемонстрировать (особенно в таком ограниченном пространстве), что Вы осознаете и адекватно воспринимаете их присутствие.
 
4. Соблюдайте существующие правила и требования. Застегивайте свой ремень и оставайтесь на месте, когда светятся соответствующие символы. Не пытайтесь «улучшить» свое плохое настроение за счет людей, которые Вас обслуживают в дороге.
 
5. Не болтайте слишком много. Если ситуация позволяет, ведите вежливый разговор с Вашими соседями, но не болтайте непрерывно тогда, когда кто-то очевидно пытается поработать с бумагами, почитать или просто уснуть.
 
6. Реально оценивайте размеры места, отведенного для Вас. Старайтесь не забирать пространство, отведенное для Вашего соседа (держите Ваши локти, ноги и личные вещи при себе), уважайте «жизненное пространство» каждого пассажира.
 
7. Хорошо подумайте перед тем, как употреблять в пути алкогольные напитки. Представьте, какое впечатление Вы можете произвести на Вашего делового партнера, который приедет встречать Вас в аэропорту. Организм многих людей плохо реагирует на алкоголь, выпитый на высоте, а первое впечатление вашего клиента о Вас может стать последним.
 
8. Будьте тактичны и оптимистично настроены. Не говорите очень громко, не делайте грубых, бестактных замечаний относительно внешности, поведения и т.д. других пассажиров. Избегайте разговоров о дорожных катастрофах, авариях, природных катаклизмах и т.д.. Не нужно также обсуждать Вашу работу, деятельность фирмы или компании, которую представляете, - Вы никогда не знаете, кто Вас может услышать.
 
9. Не забывайте о конфиденциальности. Взвесьте все за и против перед тем, как начать работать на своем лэптопе или с конфиденциальными документами Вашей компании - Вы не знаете, кто смотрит через Ваше плечо. (Решив поработать на ноутбуке, не забудьте спросить Ваших соседей, не будете ли Вы им мешать.)
 
Что делать, когда в пути возникают проблемы?
 
Пропущенные пересадки. Незапланированные задержки. Болезнь далеко от дома. Поврежденное оборудование. Потерянный багаж. Список проблем, которые возникают во время поездки, к сожалению, можно продолжать. Каждая командировка своеобразна, однако любая поездка требует постоянной тактичности и вежливости. Не стоит забывать, что среди новых людей, которых Вы встречаете на пути, могут быть Ваши потенциальные клиенты, партнеры или сотрудники. Хорошие манеры должны «путешествовать» с Вами. Названные ниже советы помогут Вам решать вопросы и проблемы, которые могут возникнуть в пути.
 
1. Будьте вежливы. Несмотря на то, с кем Вы общаетесь или как сильно Вы утомлены, раздражены или разочарованы, всегда используйте известные еще с детства «Добрый день», «Спасибо», «Пожалуйста». Эти слова не только продемонстрируют Ваше уважительное отношение к собеседнику, но и смогут в определенной степени успокоить Вас (ведь подобные слова даже в неблагоприятной ситуации Вы будете (попробуете) произносить вежливым, приветливым тоном).
 
2. Старайтесь не терять спокойствия. Возможно и понятно, что Вы рассердитесь, узнав о проблемах, возникших во время Вашей поездки. И проявлять свой гнев - невоспитанно и грубо. Люди понимают, что Вы расстроены и сердиты, если не попали на свой рейс или же Ваши вещи пропали. Поэтому не надо, объясняя ситуацию, выплескивать на окружающих негативные эмоции, которые переполняют Вас. Вы никогда не знаете, кто является свидетелем проявления Вашего гнева, и даже если Вы получите то, чего требуете, Ваша профессиональная репутация может значительно пострадать. Вообще практика показывает, что очень часто, проявляя негативные эмоции, пассажир тем самым уменьшает вероятность того, что он вообще получит помощь.
 
3. Ищите и используйте альтернативные варианты. По возможности вежливо и спокойно объясните свою проблему и скажите, каким Вы видите ее решение. Спросите, что конкретно можно сделать и с гибкостью воспринимайте предложенные решения. Выходите из того, что является Вашим приоритетом в данный конкретный момент. Так, при задержке Вашего багажа, для Вас станет главным: любой ценой получить свои вещи или вовремя попасть в пункт назначения и встретиться, как было запланировано, с клиентом? Возможно, в предложенном варианте решения сложившейся ситуации, Ваш маршрут будет не самым коротким, но при этом Вы все равно успеете на переговоры вовремя.
 
4. Оставайтесь сфокусированным на поставленных целях. Когда прибудете к месту назначения, то, как Вы туда добрались, не будет иметь особого значения - главное, что Вы на месте вовремя, а значит, Вы способны выполнить деловую часть Вашей поездки. Старайтесь в каждой командировке добиваться успеха, несмотря на все возможные трудности и неблагоприятные обстоятельства.
 
5. Используйте собственный опыт. Понятно, что во время деловых поездок трудно избежать ошибок, но Вы можете уменьшить их вероятность с помощью тщательного планирования с учетом Вашего опыта, полученного в предыдущих командировках. Даже неудачные поездки могут дать Вам полезный урок на будущее.
naim.ru logo
Оценка:
4.5

Обсуждение: