Делегирование полномочий шаг за шагом
23 фев 2011
Шаг №1. Специфика должности.
И здесь совершенно неважно, давно вы в профессии или только приступили к новым обязанностям. Каковы Ваши основные задачи? Что мешает, что помогает в работе? Каковы Ваши полномочия? Описание Вашей должности поможет Вам увидеть Ваши возможности и, главное, ограничения.
Проанализируйте Вашу рабочую нагрузку, разделите весь объем работ на привычную текущую и новую проектную деятельность. Определите задания, проекты, простые действия, которые не требуют Вашего участия. Определите и опишите преимущества, которые в случае делегирования Ваших полномочий получат компания, сотрудники и Вы лично.
Шаг №3. Люди.
Здесь самый главный вопрос – кто эти люди, которым могут быть переданы новые полномочия? Каковы их статус, должность, подготовка? Что позволяет говорить о том, что именно они справятся с новой задачей? Как видим, вопрос о преемнике актуален не только для политических небожителей. Значит, придется еще раз всех отсмотреть повнимательнее и определиться, кто способен разделить с Вами нагрузку и ответственность. Смело передавайте максимум тем, кто, на Ваш взгляд, «потянет». Но решение деликатных вопросов, например о начислении бонусов и премий, не доверяйте никому и безоговорочно оставляйте за собой.
Шаг №4. Выбор метода делегирования.
Существует два способа делегирования полномочий: по задачам и по методам. Первый подходит для опытных и квалифицированных специалистов, которые готовы быстро понять и выполнить задание в определенные сроки. Методы и формы работы в этом случае выбираются самостоятельно. Второй способ делегирования – по методам – подходит для передачи полномочий первый раз и вообще новичкам как в профессии, так и в компании. В этом случае не только дается задание, но и объясняется, каким образом его необходимо выполнить. Поэтому особое внимание уделите детальному рассмотрению алгоритма работы.
Шаг №5. Контроль.
Делегирование базируется не только на задании. В основе делегирования – инструменты контроля: четкие сроки, жесткие требования к работе, формы предоставления отчетности. Следование правилам и процедурам позволит максимально обезопасить процесс и в конце концов просто довести его до задуманного результата. Продумайте, какие формальные и неформальные инструменты контроля за выполнением работы подчиненного у Вас есть. Что будет показателем выполнения или, напротив, невыполнения работы? Каким образом и как часто Вы будете контролировать? Ответы на эти вопросы помогут Вам определиться с инструментами контроля заранее и не поставят в тупик в самый неподходящий момент.
Для того чтобы облегчить себе работу, с самого начала постарайтесь формулировать задания в письменном виде. Письменное задание не исключает личного контакта, обсуждения вариантов, интересного профессионального общения, споров, обсуждений, свежих идей и неожиданных находок. Но любая устная беседа, особенно с глазу на глаз – отличная площадка для манипуляций, причем как со стороны руководства, так и со стороны подчиненных. И только письменное задание не оставляет возможности для отказа, «забывчивости» и интерпретаций. Кроме того, только письменное задание становится ключевым инструментом контроля его выполнения.
Точно так же в рамках процедур контроля важно отказаться от двойных стандартов по отношению к результатам и конкретным людям. Кто-то может вызывать симпатию, а кто-то нет – это обычное дело. Но требования к выполнению работы должны быть общими для всех, иначе и отношения будут испорчены, и работа встанет.
Шаг №6. Новые горизонты.
Если Вы все сделали правильно, то у Вас непременно появится то, о чем все только мечтают, - свободное время. Однако чтобы не тратить новый ресурс на бесконечное сидение на сайтах знакомств, заранее подумайте о том, какие новые и интересные задачи Вы планируете решать в освободившееся за счет эффективного делегирования полномочий время. При честном ответе на этот вопрос Вы получаете приз – новые карьерные, материальные и статусные перспективы.
Делегирование полномочий является обязательным инструментом и функцией многих руководителей, атрибутом влияния, доверия и квалификации. Про это знают и опытные менеджеры, и новички, и подчиненные. Но как только доходит до дела, сразу возникают путаница и вопросы. Предлагаем пошаговую инструкцию делегирования полномочий.
Прежде всего, делегировать свои обязанности следует с учетом двух основных условий. Условие первое – делегировать не всегда и не только рутинные обязанности. Условие второе – делегировать только своим сотрудникам.
Шаг №1. Специфика должности.
И здесь совершенно неважно, давно вы в профессии или только приступили к новым обязанностям. Каковы Ваши основные задачи? Что мешает, что помогает в работе? Каковы Ваши полномочия? Описание Вашей должности поможет Вам увидеть Ваши возможности и, главное, ограничения.
Шаг №2. Рабочая нагрузка.
Проанализируйте Вашу рабочую нагрузку, разделите весь объем работ на привычную текущую и новую проектную деятельность. Определите задания, проекты, простые действия, которые не требуют Вашего участия. Определите и опишите преимущества, которые в случае делегирования Ваших полномочий получат компания, сотрудники и Вы лично.
Шаг №3. Люди.
Здесь самый главный вопрос – кто эти люди, которым могут быть переданы новые полномочия? Каковы их статус, должность, подготовка? Что позволяет говорить о том, что именно они справятся с новой задачей? Как видим, вопрос о преемнике актуален не только для политических небожителей. Значит, придется еще раз всех отсмотреть повнимательнее и определиться, кто способен разделить с Вами нагрузку и ответственность. Смело передавайте максимум тем, кто, на Ваш взгляд, «потянет». Но решение деликатных вопросов, например о начислении бонусов и премий, не доверяйте никому и безоговорочно оставляйте за собой.
Шаг №4. Выбор метода делегирования.
Существует два способа делегирования полномочий: по задачам и по методам. Первый подходит для опытных и квалифицированных специалистов, которые готовы быстро понять и выполнить задание в определенные сроки. Методы и формы работы в этом случае выбираются самостоятельно. Второй способ делегирования – по методам – подходит для передачи полномочий первый раз и вообще новичкам как в профессии, так и в компании. В этом случае не только дается задание, но и объясняется, каким образом его необходимо выполнить. Поэтому особое внимание уделите детальному рассмотрению алгоритма работы.
Шаг №5. Контроль.
Делегирование базируется не только на задании. В основе делегирования – инструменты контроля: четкие сроки, жесткие требования к работе, формы предоставления отчетности. Следование правилам и процедурам позволит максимально обезопасить процесс и в конце концов просто довести его до задуманного результата. Продумайте, какие формальные и неформальные инструменты контроля за выполнением работы подчиненного у Вас есть. Что будет показателем выполнения или, напротив, невыполнения работы? Каким образом и как часто Вы будете контролировать? Ответы на эти вопросы помогут Вам определиться с инструментами контроля заранее и не поставят в тупик в самый неподходящий момент.
Для того чтобы облегчить себе работу, с самого начала постарайтесь формулировать задания в письменном виде. Письменное задание не исключает личного контакта, обсуждения вариантов, интересного профессионального общения, споров, обсуждений, свежих идей и неожиданных находок. Но любая устная беседа, особенно с глазу на глаз – отличная площадка для манипуляций, причем как со стороны руководства, так и со стороны подчиненных. И только письменное задание не оставляет возможности для отказа, «забывчивости» и интерпретаций. Кроме того, только письменное задание становится ключевым инструментом контроля его выполнения.
Точно так же в рамках процедур контроля важно отказаться от двойных стандартов по отношению к результатам и конкретным людям. Кто-то может вызывать симпатию, а кто-то нет – это обычное дело. Но требования к выполнению работы должны быть общими для всех, иначе и отношения будут испорчены, и работа встанет.
Шаг №6. Новые горизонты.
Если Вы все сделали правильно, то у Вас непременно появится то, о чем все только мечтают, - свободное время. Однако чтобы не тратить новый ресурс на бесконечное сидение на сайтах знакомств, заранее подумайте о том, какие новые и интересные задачи Вы планируете решать в освободившееся за счет эффективного делегирования полномочий время. При честном ответе на этот вопрос Вы получаете приз – новые карьерные, материальные и статусные перспективы.
Обсуждение: