Как сделать совещание эффективным?

Некоторые люди даже не догадываются о том, сколько сил и времени может отнять обычное совещание. И стоит признать, что такие собрания лишь изредка приносят неоценимую пользу.

 

В сфере продаж встречи членов команды обычно занимают до 40 процентов от всего рабочего времени. А ведь эти часы могли бы пригодиться менеджерам для переговоров с партнерами, поиска клиентов и решения других задач. Так ли необходимы переговоры в Вашей компании? Если Вы хотите получить ответ на этот вопрос, следуйте инструкциям, приведенным ниже.

 

Прежде всего, нужно отметить, что без совещаний обойтись, конечно же, нельзя. Другой вопрос – время, которое тратит коллектив на этот процесс.

 

 

Перед тем, как открывать собрание, посмотрите вокруг себя для того, чтобы узнать, сколько человек пришло на встречу. Затем умножьте численность специалистов по продажам на среднюю прибыль, которую каждый из них мог бы получить за время совещания. Полученное произведение зафиксируйте себе в блокнот. Иногда руководители забывают, насколько высокую стоимость имеют встречи, но с другой стороны, очередное совещание можно рассматривать как инвестицию. Эту мысль нужно всегда держать в голове для того, чтобы не тратить время впустую.

 

 

Перед открытием мероприятия, Вам следует четко уяснить, какие цели должны быть достигнуты после его окончания. Возможно, Вы хотите обговорить какие-то моменты и, в конце концов, принять судьбоносное решение. Может быть, принять на работу кого-то из новичков или расстаться с кем-то из состоящих в штате сотрудников? Определить финансовую составляющую проекта? Обговорить грядущие корпоративные реформы?

 

 

Если Вам удастся вынести на обсуждение меньшее количество тем, то, возможно, вовсе не обязательно собирать всю команду. Таким образом Вы потратите меньше времени, а свободные работники в минуты собрания будут выполнять свои задачи. Многие руководители созывают совещания только ради самих совещаний, ведь всю необходимую информацию можно донести до подчиненных при помощи средств связи.

 

 

Длительность совещания должен определять руководитель, ведь именно ему следует беспокоиться об издержках, которые связаны с тем, что специалисты по продажам отвлекаются от исполнения своих служебных обязанностей. Поэтому при определении темы разговора хорошо бы сразу отвести ей определенный промежуток времени. По его окончании можете выделить дополнительные несколько минут, а затем приступить к принятию решения.

 

 

Эффективный лидер имеет свойство определять тот момент, когда мысли присутствующих на совещании сотрудников начинают идти по кругу. Если все предложения Вы уже выслушали и чувствуете, что люди начинают повторяться, подведите итог встречи и распустите персонал. Если цели собрания были Вами определены заранее, то Вы без труда поймете, когда нужно объявить о том, что совещание окончено.

 

И напоследок хотелось бы отметить, что в целом встречи персонала сложно назвать тем управленческим инструментом, который приносит результат. Но в исключительных случаях собрания дают ощутимый эффект.