Вы можете временно вернуться на прежнюю версию сайта здесь.

Поиск работы и сотрудников в ритейле

Компаниям: +7 (495) 660–28–84  Контакты

Вход и регистрация

Планирование рабочего времени продажников

Одна из самых больших проблем в сфере управления временем состоит в структурировании расписания таким образом, чтобы можно было устоять перед лицом бесчисленных проектов, мелких сбоев и заминок. Постоянное разнообразие, которое присутствует в жизни каждого продажника, тоже может стать серьезным испытанием эффективности и организованности. Многие действия ежедневно конкурируют за время и внимание продавца, и это мешает ему постоянно оставаться сосредоточенным.

Существует огромное количество преград, которые мешают эффективной производительности. Как минимум половина из них касается плохо структурированного времени. Среди этих преград:
 
1. Неудачное распределение поручений.
2. Плохо использованное время ожидания.
3. Плохое использование времени в дороге.
4. Завышенная требовательность к себе и другим.
5. Неспособность говорить «нет»» в ответ на просьбы, отнимающие Ваше время.
6. Отсутствие спокойного времени.
7. Неорганизованное рабочее пространство.
8. Заминки.
9. Рассеивание мыслей.
10. Повышенная коммуникабельность.
11. Слишком напряженный график работы.
12. Небрежно составленное расписание.
13. Недостаточное количество целей.
14. Неясные цели.
15. Слишком большое количество целей.
16. Противоречивые цели.
17. Перепутанные приоритеты.
18. Неуважение по отношению к внешним предельным срокам.
19. Недостаток личных предельных сроков.
20. Ненужная корреспонденция.
21. Неудачные действия, связанные с деятельностью группы.
22. Ненужные встречи.
23. Непроизводительные встречи.
24. Отказ от эффективного использования пиковых часов прилива энергии.
 
Чтобы Ваш день не превратился в череду беспорядочных сюрпризов и заминок, планируйте свое расписание, группируя вместе схожие действия и определяя время и пути их исполнения. Этот способ особенно хорош, если Вы имеете дело с обычными задачами, например при работе с корреспонденцией, и незначительными заминками вроде случайных звонков.
 
Почти любая повторяющаяся рабочая задача может быть сгруппирована и внесена в расписание рядом с подобными задачами. Вы можете определить специальное время для проверки заказов от клиентов, заполнения отчетов о продажах, посещения сотрудников, выполнения поручений, чтения корреспонденции или совершения ответных телефонных звонков, причем именно в удобное для Вас время. Другие задачи, которые тоже можно сгруппировать, включают в себя оплату счетов, подбор документов, диктовку, просмотр сведений о потенциальных покупателях, разработку визуальных средств для торговых презентаций и проведение исследований новых товаров.
 
Если каждое утро Вы оставляете час на осуществление телефонных звонков, то в это же время можно отвечать на входящие вызовы. Оставляйте сообщения о том, что в это время Вам можно позвонить, и оставляйте на завтрашнее утро обычные контакты, до которых сегодня у Вас не дошли руки. Если Вы решили работать с корреспонденцией последние полчаса Вашего рабочего дня, то откладывайте всю почту во внутриофисную корреспонденцию до этого времени. Оставляя определенное время для связанных задач, на остальное время Вы освобождаете свое внимание для решения других вопросов.
 
Выделите одну минуту каждый день на просмотр своего календаря на несколько дней вперед и в соответствии с этим составляйте более эффективное расписание. Если две продажи в одном и том же месте запланированы на разные дни, попытайтесь перенести их так, чтобы можно было только один раз съездить в тот район. Если встреча была назначена больше недели назад, позвоните за день или два, чтобы подтвердить ее. Это становится особенно важным в том случае, если дорога к месту визита отнимает существенное время. Если другая сторона отменила встречу, Ваш звонок спасет Ваше время и позволит Вам составить другой план.
 
Не забывайте выделять время для действий, связанных с Вашими долгосрочными целями, а также для повышения информированности о Вашем товаре и Вашей отрасли. Даже при том, что информированность на первый взгляд не приводит к немедленному доходу, Ваш конечный успех во многом зависит от нее. Несколько часов в неделю на такие действия не станут неразумной тратой времени. Используйте это время на встречи с другими профессионалами Вашей отрасли, чтение каталогов и просмотр телевизионных программ, связанных с Вашим бизнесом. Вы могли бы даже рассмотреть возможность использования услуг организаций, занимающихся подбором газетных вырезок на указанную тему.
 
Спокойное время
 
Каждый продажник нуждается в спокойном времени, которое можно потратить на планирование, оценку и обдумывание, а также на работу, которая требует сильной концентрации. Попытайтесь посвящать такой работе хотя бы один час в день, будь это планирование следующего дня, оценка прошедшего, выполнение сложных вычислений или подготовка контрактов.
 
Спокойное время, возможно, трудно выделить, но оно жизненно важно для Вашей производительности. Может быть, Вам придется пораньше прийти в офис, до открытия коммутатора или появления Ваших сотрудников; может быть, Вам придется закрыться на час в своей спальне после окончания каждого рабочего дня. Даже Ваш автомобиль может стать местом спокойных размышлений.
 
Использование пиковых часов энергии
 
При планировании основной массы действий держите в памяти свои часы прилива энергии. Та работа, которая является самой важной, самой перспективной или предполагающей самые большие результаты, должна намечаться на такие периоды. Попытки выполнять трудную работу в периоды спада активности могут закончиться не слишком хорошо. Мало того, что снизится Ваш успех, Вы еще и потратите на задачу больше времени, чем в периоды высокой работоспособности. Используйте свое приподнятое настроение тогда, когда Вы нуждаетесь в нем больше всего, намечая наиболее перспективные коммерческие встречи на такие часы.
 
Ваши часы максимальной энергии — это то время, когда Вы находитесь в наилучшей своей форме: Ваши мысли наиболее ясные, уровень энергии — самый высокий, а навыки общения максимально обострены. Различные люди имеют разные пиковые часы. Вероятно, некоторые Ваши друзья утверждают, что они — «жаворонки»; другие же говорят, что они — «совы». Если Вы не знаете, на какое время приходятся Ваши собственные пиковые часы, обратите особое внимание на уровень своей энергии и настроение в течение всего дня. Вы рано встаете, а с утра бодры и веселы, или каждое утро находитесь, как будто в тумане, чувствуя себя до полудня чуть живым?
 
Другой способ определения пиковых часов организма состоит в попытке решения сложной умственной задачи несколько раз в течение дня. Когда Ваша концентрация максимальна, а задача легко решается? Это и есть пиковое время Вашей энергии. Если у Вас достаточно гибкое расписание, оставьте часы низкой работоспособности для менее требовательных задач, например, на чтение корреспонденции, заполнение стандартных отчетов или совершение ответных звонков по телефону.
 
Как выделить достаточное количество времени
 
Сбои и задержки — это обязательные обстоятельства деловой жизни. Тем не менее, хотя определенные трудности всегда довольно неожиданны, вполне можно подсчитать вероятность возникновения некоторого препятствия. Никогда не совершайте такую ошибку, как определение в своем календаре ровно одного часа на часовую встречу. Даже если Вы не предполагаете возникновения задержки или заминки, Вы должны учесть ее в своем расписании.
 
Слишком напряженный график работы, который не позволяет ответить на неожиданный телефонный звонок от клиента, заставит Вас опоздать на следующую встречу на пятнадцать минут. Затем коммерческая встреча затянется до часа пик, и Вы застрянете в пробке и пропустите свой самолет. Чтобы не рушились ежедневные планы, оставляйте в своем расписании запасы времени.
 
Один из способов дополнения расписания свободными минутами состоит в элементарном завышении оценок времени на каждую встречу, задачу или поручение. Если, по Вашему мнению, встреча будет длиться приблизительно сорок пять минут, резервируйте на нее в своем ежедневнике целый час. Если дорога от одного клиента до другого отнимает двадцать минут, планируйте тридцать. Большой запас времени между встречами поглотит задержки, которые возникнут при стоянии в пробках, ожидании опоздавшего потенциального покупателя или неудачной попытке завести автомобиль.
 
Продажники, которые перегружают свое расписание, не предусматривают возможности включения в него каких-то новых позиций. Они часто не дают потенциальным покупателям обсуждать с ними общие темы, потому что спешат и раздражаются. Хуже того, при общении с клиентами они кажутся слишком занятыми. Работая по достаточно свободному графику, продажник всегда может внимательно отнестись к потребностям собеседника или поучаствовать в светской беседе. Кроме того, более свободный график не будет слишком чувствительно реагировать на задержки. Продажники, которые учитывают препятствия, могут сохранять хладнокровие и делать свое дело без чувства неудовлетворенности.
 
Путешествия
 
Для многих продажников движение — это жизнь, и задержки отнимают от нее огромную часть. Часто разъезжающие продажники сталкиваются с проблемами пробок, поломками автомобилей, опозданиями на рейсы, переполненными аэропортами, пропущенными звонками и встречами и реакцией организма на смену часовых поясов. Чтобы максимально избежать подобных отклонений, Вы должны подвергать сомнению любую запланированную командировку. Спросите себя, действительно ли она необходима? Если вызов на конференцию или серия писем — всего лишь уловка или если кто-то другой может съездить вместо Вас, обязательно рассмотрите эти альтернативы.
 
Если поездок не избежать, научитесь делать их максимально эффективными. Экономьте свое время на подготовке к частым разъездам, держа необходимые личные вещи всегда наготове, чтобы их не приходилось неоднократно упаковывать и распаковывать. Устройте в своем портфеле портативный офис. Пусть там будет то, что можно почитать, а также рабочие документы, которые займут Вас в течение длительного ожидания. Если Вы пользуетесь услугами авиакомпаний, ограничьте свой багаж ручной поклажей, чтобы после прибытия не нужно было ждать багаж. Если Вы едете на машине, планируйте свою поездку так, чтобы избежать движения в часы пик. Захватите легкие закуски, которые смогут поддержать Вашу энергию на высоком уровне и помешают вождению стать монотонным и скучным.
 
Совещания
 
Многие продажники отмечают, что ничто не мешает продуктивной деятельности больше, чем совещания. Мало того, что такие заседания отнимают у них время, которое можно было потратить на совершение продаж, они еще и могут принести расстройство, если они непродуктивны. По оценкам продажников, как минимум половина времени, проведенного на собраниях, потрачена впустую, потому что они не начинаются вовремя, выступающие слишком многословны, а слушатели быстро теряют нить повествования.
 
Исправить такие проблемы нелегко, особенно для продажников, которые за такие встречи не отвечают. Однако у них все равно остаются некоторые доступные средства. Например, Вы могли бы сообщить руководителю, что сможете присутствовать только в течение указанного времени. Такое предупреждение может мотивировать председателя более жестко управлять ходом заседания, чтобы Вы не пропустили ничего важного. Если в повестке встречи подразумевается период обсуждения, Вы можете использовать эту возможность для поднятия проблемы слишком длительных сессий и предложить идею их сокращения или устранения. Часть доводимой до сведения на встречах информации может быть размещена в служебных записках.
 
Если Вы отвечаете за предстоящее заседание, вот несколько советов, которые Вы можете использовать, чтобы удостовериться, что оно будет эффективным и производительным:
 
1. Заранее позвоните и напомните участникам о времени начала.
2. Установите предел времени для общения и быстро начинайте встречу. Не ждите, когда появятся опаздывающие участники.
3. Открыто выразите свое недовольство слишком длинными и непродуктивными встречами и заявите о своем желании быстро провести текущую сессию.
4. Распространите письменную повестку дня, дополненную временем на каждый ее пункт.
5. Определите время, к которому встреча должна закончиться. И Вы, и другие ее участники будете работать более производительно, зная, сколько времени осталось для выполнения целей встречи.
6. План встречи должен быть короче, чем обычно, даже если повестка дня такая же, как всегда. Вспомните закон Паркинсона: работа растягивается, чтобы заполнить выделенное на нее время.
7. Прерывайте беседы, которые уводят от темы, и возвращайте их к предмету разговора. Обещайте добавить новые пункты к повестке дня следующей встречи или охватить их в конце текущей, если позволит время.
8. Не допускайте, чтобы телефонные звонки прерывали совещание, если, конечно, они не очень срочные.
9. Если некоторые участники нуждаются в дополнительной информации после завершения встречи, позвольте другим уехать.
10. Рассмотрите возможность проведения таких собраний, когда все участники стоят. Стоящие люди, скорее всего, будут более активно участвовать в обсуждении и быстрее смогут добраться до сути, когда их ноги устанут.
11. Проводите встречу прямо перед ланчем или временем окончания рабочего дня, чтобы у людей был мотив быстрее закончить встречу.
 
Поручения
 
Слишком часто продажники стараются лично отслеживать каждый вопрос, который их касается, не пытаясь получить выгоду от перепоручения, то есть простого назначения кого-то другого, кто мог бы исполнить некоторые задачи вместо Вас. Поручение — превосходный способ сэкономить время: передав нерентабельные задачи, Вы освобождаете себя для выполнения более выгодных действий.
 
Поручив исполнение задачи другим, Вы можете освободить себе дополнительный час. Если в Вашей компании есть секретари или администраторы, которые Вам подчиняются, пользуйтесь их помощью по полной программе. При необходимости поручайте задачу кому-то, кого Вы можете нанять самостоятельно. В долгосрочном плане Вы поймете, что оплата помощника - наименее дорогой способ решить многие проблемы Вашей работы. Если Вы предпочли не перепоручать свои несвязанные напрямую с продажей задачи из-за того, что Вам нравится ими заниматься, Вы должны пересмотреть свои приоритеты. Возможно, Вам придется пожертвовать незначительным удовольствием, которое Вы получаете от самостоятельного решения второстепенных задач, для большего удовольствия от деятельности, приносящей прибыль.
 
Ваше решение нанять помощника должно базироваться на том, можете ли Вы оправдать расходы, используя освободившееся время. Если бумажная работа отнимает у Вас четыре часа в неделю, рассмотрите, сколько бы Вы заработали за эти шестнадцать часов в месяц. Если сумма, которую Вы могли бы заработать за это время, превышает оплату помощника, то Вы однозначно должны его нанять. В конце концов, первичная цель перепоручения состоит в том, чтобы увеличить Ваш доход, освобождая Ваше время для совершения продаж.
 
Конечно, перепоручение повлечет за собой обучение помощника, и это займет какое-то время. Но обучение ассистента — совсем не высокая цена по сравнению с будущими выгодами. Раздача поручений вынуждает Вас стать более организованным. Вы будете желать, чтобы Ваш помощник мог работать независимо и находить нужные материалы, не спрашивая Вас, где они.
 
Если Вы слишком требовательны, то при перепоручении Вам придется отказаться от своих завышенных требований. Не забывайте об относительной важности различных задач и трезво оценивайте необходимость их выполнения. Не спрашивайте: «Сможет ли он или она сделать это так же, как я?». Задавайтесь вопросом: «Можно ли это выполнить удовлетворительно?». Вы должны объяснить человеку, как исполнить работу так, чтобы это было удобно Вам, но не стоит ждать, что этот человек будет делать все точно так же, как Вы. Подчеркните действительно важные вещи, которые повлияют на Ваш успех: имена потенциальных покупателей должны быть написаны правильно, вычисления должны быть точными, а установленные сроки должны выполняться.
 
Характер Вашего помощника и его личные способности определяют, задачи какого диапазона ему можно поручать. Чем компетентнее ассистент, тем сильнее Вы можете на него положиться. Чем менее компетентна помощь, тем более рутинными будут поручения. Вам не нужен помощник, который увеличит объем Вашей работы.
 
Идеальным поручением будет рутинная работа, например, обработка документов, оплата счетов или работа с данными. Скорее всего, такие занятия для Вас становятся элементарной тратой времени, хотя они необходимы для Вашего бизнеса. Каждый час, потраченный на документы, — это час, который Вы могли бы посвятить поиску потенциальных покупателей и продаже. Хотя отнюдь не все операции, не связанные с продажами, должны быть перепоручены, так следует поступить с большей их частью. При рассмотрении вопроса о найме помощника напишите список необходимых повторяющихся действий. Вы удивитесь тому, какой объем работы можно передать ассистенту.
 
Когда Вы научитесь поручать работу другим людям, то увидите, что это важная часть Вашего успеха. Вы станете зависеть от своего помощника так же, как зависите от других служащих Вашей организации. Ничто так сильно не дает почувствовать себя членом команды, как поручения.