Вы можете временно вернуться на прежнюю версию сайта здесь.

Поиск работы и сотрудников в ритейле

Компаниям: +7 (495) 660–28–84  Контакты

Вход и регистрация

Повышение мотивации персонала с помощью тайм-менеджмента

Понятия «управление временем» и «мотивация», казалось бы, совершенно разные, но в то же время очень близкие по сути. Вспомним, например, народные поговорки, отражающие оценку людьми такого вечно дефицитного ресурса, как время: «Делу время, и потехе час», «Обещанного три года ждут», «Деньги пропали — наживешь, время пропало — не вернешь». Народная мудрость как всегда права.

То, как относятся к времени в организации, прямо влияет на психологическое состояние сотрудников. Более того, от качества использования этого невосполнимого ресурса зависит не только эффективность деятельности организации, но и желание сотрудников работать. И ключевое слово в данном случае — невосполнимый. Можно заработать денег, чтобы вложить их в бизнес, или нанять больше сотрудников. Но если было упущено время, его уже не вернуть. Например, даже один час неэффективной работы компании расценивается как прямые затраты, которые не принесли никакой прибыли, т. е. как убытки. Это финансовая сторона вопроса. Однако и с психологической точки зрения неправильно потраченное время (хорошо, весело, эффективно, приятно, с пользой для дела), воспринимается как ущерб, нанесенный по вине работодателя. И наоборот, если время было проведено лучше, чем ожидалось (приятнее, эффективнее), то это может само по себе восприниматься сотрудником как поощрение и проявление уважения.
 
Как заставить время работать на себя? И как заставить себя не тратить время впустую? Рассмотрим типичные ошибки в управлении временем, которые встречаются, к сожалению, чаще, чем предполагают.
 
Как управление временем снижает мотивацию?
 
Если Вы — руководитель компании, Вы, безусловно, можете считать себя хозяином своего времени. Но кто распоряжается временем подчиненных? Казалось бы, все просто. Работодатель оплачивает сотруднику 40 часов в неделю, а значит, сотрудник «продает» данное время работодателю. Таким образом, если сотрудник провел полчаса в приемной, ожидая совещания, то ничего страшного в этом нет — все оплачено, сотрудник посидел, отдохнул, подумал над рабочими задачами. Однако правильно ли это? Часто можно наблюдать следующую ситуацию: регулярное «ожидание приема» вызывает у сотрудников недовольные высказывания, постепенно они начинают приходить все позже, да и на работе собрания это отражается негативно — все стараются быстрее закончить, поскольку уже потеряли зря столько времени. И ключевое слово в данном случае — потеря. Человек любит приобретать и патологически, болезненно не желает что-либо терять — ни деньги, ни хорошее настроение, ни друзей. И в этом ряду потеря времени является одним из самых сильных страхов: еще чуть-чуть — жизнь пройдет и наступит смерть. А кто из людей хотел бы умереть раньше времени? Это значит, что всякий раз, просиживая около двери приемной, практически каждый сотрудник (сознательно или нет) воспринимает данное событие как «маленькую смерть». Подумайте, так ли невинно теперь представляется Вам такое несовершенство руководителя, как неумение планировать время сотрудников? И если это происходит регулярно, начинается катастрофическое снижение мотивации.
 
Таким образом, прежде чем выдумывать сложные схемы материального поощрения, использовать различные системы оценки и прочие трудоемкие вещи, необходимо выявить факторы, которые мешают сотрудникам выполнять работу. Например, Фредерик Герцберг, один из исследователей мотивации, предложил ввести в обиход такие термины, как «мотивирующие» и «гигиенические» факторы. К мотивирующим факторам он относил те, которые позволяют человеку достигать повышенных результатов в работе (например, успех, признание, содержание работы, ответственность), а к гигиеническим — те, без которых человек просто не может обходиться (зарплата, руководитель, условия работы, коллеги, статус, безопасность).
 
В определенный момент при снижении количества и качества гигиенических факторов сотрудник либо не приходит на работу, либо настолько утрачивает к ней интерес, что его эффективность оказывается ниже среднего уровня, а это приводит к демотивации. В большинстве случаев сотрудники именно демотивированы, т. е. работают не так, как могли бы в идеале, и не так, как вообще им свойственно работать, а намного хуже.
 
Ошибки в управлении временем, снижающие мотивацию
 
Как уже было сказано выше, одной из ошибок в управлении временем является поведение руководителя, заставляющего сотрудников тратить время у двери его кабинета в ожидании совещаний, собеседований, согласований и т. п. Особенно подобная ситуация неприятна, если сотрудник ничем не может заняться в это время. Ему необходимо находиться около кабинета неотлучно, ожидая, когда руководитель освободится, а ноутбука у него с собой нет (или он ему вообще не положен), чтобы, например, продолжать работать.
 
Значит, нужно просто сидеть и размышлять, как ему эффективнее трудиться. И отойти нельзя — если сегодня (а завтра директора не будет) не согласовать дальнейшие действия, то у всего отдела не будет работы. Таким образом, лучше сейчас ему одному потратить впустую час, сидя у кабинета, чем пяти сотрудникам отдела потерять весь следующий день.
 
В такой ситуации человек испытывает напряжение сразу с двух сторон. Во-первых, он упускает время своей бесценной жизни, на несколько минут (часов) становясь ближе к смерти. Во-вторых, он никак не может защитить себя в ситуации психологического дискомфорта, в которой он оказался. У него возникает ощущение, что «без бумажки — он букашка» и т. п., вследствие чего еще больше усугубляется психологический дискомфорт. Как известно, человек всеми способами стремится такую ситуацию преодолеть (например, уволиться). Более того, часто человек сам себе не может объяснить, что именно ему не нравилось в работе и больше всего мешало, поскольку снова срабатывает психологическая защита: вдруг начинает болеть голова, становится тоскливо или появляется желание уйти в отпуск. Между прочим, на самом деле в отпуск человек хочет уйти чаще всего не из-за избытка работы, а из-за возникшего ощущения, что он бессмысленно и зря потратил огромное количество времени. Проведем эксперимент.
 
Расположитесь удобно в своем любимом кресле и постарайтесь в течение часа ничего не делать. Ни читать, ни включать телевизор, ни разговаривать. Лучше всего смотреть на пустую стену. Если Вы просидели час и хорошо себя чувствуете, просидите еще час. «Мечта», — скажет кто-то. А Вы попробуйте! И постарайтесь запомнить все свои ощущения.
 
Снижение ценности, или воровство денег
 
К понятию «воровства» относятся так называемые «ненормированные рабочие дни», задержки на совещаниях, а также присутствие на мероприятиях, которые совершенно не нужны сотруднику. Однако потраченное таким образом время приходится компенсировать за счет своего личного времени. Почему-то руководители (особенно собственники) часто считают, что у всех сотрудников рабочий день должен быть ненормированным. Безусловно, если человек владеет компанией, то он работает на себя, а значит, может тратить сколько угодно собственного времени. Однако это его личный выбор. Но если сотрудник наемный? Именно здесь начинаются недосказанности типа: «Рабочий день у тебя вообще-то с 10 до 19, но если очень надо...» И, казалось бы, сотрудник согласился с этим «если очень надо». Однако парадокс заключается в том, что ситуации, когда «очень надо», возникают все чаще, а заработная плата не меняется. Как правило, объясняется это тем, что работодатель платит за исполнение обязанностей и результат, а не за потраченное время. Однако поскольку зарплата не меняется, значит, результат не оплачивается. Если сотруднику требуется больше времени на то, чтобы выполнить задание, работодатель здесь не при чем.
 
Все по-честному. Но если сотрудник получает оклад, т. е. фиксированную плату за рабочее время? Таким образом, чем больше он работает (старается), тем меньше зарабатывает за час работы. Возникает не совсем честная ситуация: либо это означает, что он не соответствует должности, либо это и есть воровство. Отметим, что в данном случае человек расценивает неповышение зарплаты не как «не прибавляют», а именно как «отнимают». Другими словами, дополнительное время он работает бесплатно. В обычной жизни это называется воровством, а в организации — ненормированным рабочим днем.
 
Воровство времени
 
На работе сотрудник выполняет разные задания, которые могут меняться изо дня в день и часто противоречить друг другу. Например, руководитель не очень хорошо спланировал какой-либо проект. Он дает задание персоналу набрать в течение двух недель десять продавцов. Сотрудники развивают бурную деятельность: дают рекламу в СМИ, обзванивают и приглашают кандидатов. А в результате руководитель сообщает: «Не надо сейчас продавцов. Пусть приходят через пару месяцев». Однако для менеджеров по персоналу это означает, что они впустую потратили две недели рабочего времени. Кто придет через пару месяцев? Только непрофессионалы, которые не смогли за это время найти работу. Безусловно, это не так обидно, как если «крадут» личное время, но тем не менее не очень приятно. Кроме того, другие задачи никто не отменял, и за эти две недели можно было решить много проблем, с которыми теперь необходимо справляться в режиме аврала. У менеджеров не остается выбора — они работают до позднего вечера, а это значит, что они тратят свое личное время.
 
Также воровством времени можно назвать многочисленные совещания, с которых уйти нельзя, но которые организованы чрезвычайно неграмотно: неэффективные разговоры, не позволяющие принять решение и приводящие к тому, что через неделю будет обсуждаться тот же вопрос.
 
Бессмысленность
 
С древних времен человек пытается найти смысл жизни. Поиски смысла жизни и предназначения человека и сегодня являются темой философских дебатов, проблемой, волнующей подростков, и кошмаром всех взрослых людей. Почему кошмаром? Потому что часто нахождение смысла в той деятельности, которой человек занимается, является основой его здоровой и счастливой «рабочей» жизни. Однако какое отношение это имеет к рассматриваемой в статье теме? Самое прямое. Сталкивались ли Вы с ситуацией, когда руководитель не умеет или не желает расставлять приоритеты, делегировать задания, отделять срочные дела от важных, а несрочные от неважных (т. е. не владеет методами тайм-менеджмента)?
 
Например, его стиль руководства следующий: «Вот тебе, Сидоров, задание, иди и выполняй сейчас же». И что же Сидоров? Если смог найти смысл — молодец, и значит, вернется с работы удовлетворенный результатом сделанного. А если нет? Тогда можно услышать такие высказывания, как: «Опять пришлось глупой работой заниматься», «Это вообще не моя работа», «У меня квалификация гораздо выше!» и т. д. Казалось бы, ничего критичного не произошло. Однако если сотрудник не понимает цели деятельности, то его мотивация также снижается.
 
Как мотивировать сотрудника с помощью методов тайм-менеджмента?
 
Приведем несколько простых правил, которые необходимо соблюдать.
 
■ Всегда назначайте точное время начала и окончания собраний (как минимум за день), прописывайте регламент и результат работ, который должен быть достигнут.
■ Начинайте любые встречи вовремя. Для того чтобы никто не опоздал, указывайте, например, не 15.00, а 14.52. Это лучше запоминается.
■ Не затягивайте обсуждения. Концентрация внимания сохраняется 40–50 минут, далее необходим перерыв, иначе время потеряете и снизите эффективность работы.
■ Платите сотруднику за реальные результаты, если хотите, чтобы он работал «ненормированно». Безусловно, сначала требуется определить результат и проинформировать о нем сотрудника. Это отдельная большая работа. Однако Вы сами будете удивлены результатами, которых сможет достичь сотрудник при условии четко описанных целей и задач.
■ Не лишайте сотрудников смысла работы. Объясните цель задания. Если не можете объяснить это даже себе, задумайтесь, стоит ли это делать вообще? Лучше отпустить сотрудника на 30 минут раньше, чем поручать ему бессмысленную работу. Тогда он будет чувствовать себя обязанным и в следующий раз, когда действительно будет необходимо, останется на полчаса дольше. Однако если Вы боитесь снизить трудовую дисциплину и поручаете делать людям бессмысленные задания, то не ждите от них в дальнейшем энтузиазма. И не стоит на них обижаться за это.
■ Не забывайте бизнес-поговорку нашего времени: «Время — деньги». Относитесь к чужому времени так, как относитесь к собственным деньгам.
 
Несколько слов о методах тайм-менеджмента при работе с персоналом (специально для HR-специалистов)
 
Как правило, сотрудники отдела по работе с персоналом более пунктуальны и лучше управляют своим временем, чем среднестатистические руководители. Однако совершенствоваться всегда полезно. Давайте обсудим несколько ситуаций, в которых менеджеру по персоналу необходимо быть особенно осторожным.
 
Назначение встреч при отборе. Нередки случаи, когда соискатели не приходят на собеседование в назначенное время или вообще не приходят. В этой связи менеджеры по персоналу иногда назначают встречу с двумя кандидатами на одно и то же время. Предполагается, что кто-нибудь один придет обязательно. Казалось бы, хорошая идея, эффективное управление временем. К сожалению, с точки зрения мотивации соискателей это решение не является правильным. Ситуация на рынке труда сегодня резко изменилась. Если десять и даже пять лет назад в хорошую компанию желали устроиться одновременно несколько кандидатов, то теперь уже они могут выбирать из множества вариантов. И критериями выбора являются не только зарплата, но и график работы, социальный пакет, а также то, как понравилось на собеседовании и не пришлось ли долго ждать. Таким образом, правильнее либо уделить больше времени телефонному интервью, чтобы понять, какова вероятность прихода соискателя, либо иметь «в запасе» несколько небольших дел, которыми можно занять время ожидания следующего претендента. Еще один важный вопрос — необходимо ли соискателю давать возможность выбора времени интервью? Однозначного ответа на данный вопрос не существует.
 
Соблюдение сроков выплат и компенсаций. Если следовать законодательству, товыплата заработной платы должна производиться в фиксированный срок. За каждыйдень задержки работодатель несет материальную ответственность. Однако это теория. Напрактике все еще встречаются случаи задержек выплат — если не зарплаты, то премии.Поговорим именно о задержке в один-два дня.Подавляющее большинство директоров считают такой срок несущественным. Однако Вамприходилось когда-нибудь наблюдать огромные очереди в коридоре перед бухгалтерией впервый день выплаты зарплаты? Это при условии, что деньги выдаются в течение трехдней. Несмотря на то, что очереди в первыйдень огромные, все приходят именно в этотдень. Сотрудники готовы потерять пару часовв ожидании (что само по себе неприятно, какобсуждалось выше), но получить деньги именно сегодня. Удивительный феномен. Как решать данную проблему? Выдавать зарплату всрок. Вот и весь секрет.
 
График работы. Чем более гибкие варианты графика работы Вы предлагаете, тем выше заинтересованность сотрудников. Это связано с желанием иметь свободу выбора. Гибкий график позволяет учиться, вести домашнее хозяйство или просто чем-либо заниматься. И наоборот, если Вы неожиданно продлите рабочий день, при этом пропорционально увеличив зарплату, все равно ждите увольнений. Они точно будут.
 
Проведение корпоративных мероприятий. Неточно назначенные или перенесенные корпоративные мероприятия также могутвлиять на снижение мотивации персонала.Безусловно, существует множество способов мотивации сотрудников с помощьюуправления временем. Однако если Вы научитесь избегать простых ошибок, то сможете перейти на новый, более эффективный уровень развития своего бизнеса.