Увеличиваем эффективность совещаний. Полезные советы

11 ноя 2016

Давайте посчитаем, сколько времени в неделю компании тратят на совещания и встречи. И если учесть стоимость рабочего времени работников принимающих участие в митингах выходит внушительная сумма. При этом не каждый знает, как эффективно использовать данный инструмент управления. Вследствие чего совещания оказываются пустой тратой времени. Чтобы с пользой использовать рабочее время представляем советы, которые помогут увеличить эффективность совещаний.

Ведущему совещания важно помнить про два основных момента. Есть конкретный вопрос, который нужно либо решить, либо согласовать, либо просто довести до сведения участников - предмет совещания. И есть отношения между людьми – участниками совещания.

3 основный принципа

• Принцип синергии- одна голова хорошо, а две лучше. В режиме группового обсуждения люди начинают работать как единое целое, взаимодополняя друг друга. Множится и эффективность.

• Принцип сплочённости. Ключ к формированию команды — совместное, организованное движение к цели. Совещание-мощный инструмент сплочения, формирования уважения к коллегам и руководителю, а также прекрасный обучающий инструмент.

• Принцип понятности. Многие люди боятся неизвестности. И вполне естественно, что человек может сопротивляться непонятному и незнакомому. И если в разряд непонятного попадают цели компании, показатели её эффективности и задачи, то это может привести к демотивации.

Правила эффективных совещаний

• Ставим конкретную цель. Зачем проводить совещание? Для начала стоит убедиться, действительно ли цель может быть достигнута с помощью совещания?

• Определить, с помощью, каких приемов проведения совещания будет достигнута эта цель.

• Установить лимит времени выделенное на совещание. И обязательно добиться того, чтобы оно не только началось, но и закончилось вовремя.

• Оставить время совещания на то, чтобы участники могли задать вопросы и высказали свою позицию.

• Определить лимит выступлений каждого участника. Замечено, что слушать одного спикера внимательно аудитория может в течение 10-20 минут. И для изложения сути одной проблемы 10-ти минут достаточно.

Помните, что совещание можно назвать успешно завершённым, если достигнуты две цели:

• Достигнуты результаты по всем представленным целям.

• Поставлены новые задачи, назначены ответственные и сроки исполнения.

После встречи также рекомендуется оценить совещание, используя два критерия:

Что в этот раз было сделано хорошо?
Что можно будет сделать лучше?