Успешный опыт использования аутсорсинга учетных функций

11 янв 2016

Не секрет, что практика передачи HR-функций провайдеру пришла в Россию с Запада, где такой процесс давно является привычным и нормальным. Однако в России данный метод работы все еще используется гораздо реже, чем за рубежом, несмотря на то, что спрос на такого рода услуги растет с каждым годом.
Кому может быть интересен аутсорсинг?
Чаще всего аутсорсинг учетных функций нужен:

• небольшим компаниям, у которых нет необходимости иметь своего кадровика;
• крупным компаниям с разнообразными направлениями бизнеса, где необходим универсальный кадровик;
• территориально-распределенным компаниям;
• компаниям, которые готовятся к проверке или только что прошли проверку надзорными органами.

Что обычно отдают на аутсорсинг? То, что не относится к критически важным процессам компании. Например, сопровождение договоров, организация закупок, обслуживание зданий и оборудования и так далее. В России наиболее популярными функциями, передаваемыми провайдерам, являются административные (аутсорсинг ресепшен, курьеров и mail-room, ведение баз данных, обработка счетов, авансовых отчетов и т. д.) и учетные (аутсорсинг расчета заработной платы, аутсорсинг кадрового делопроизводства и т. д.).
Какая практическая выгода от аутсорсинга? Очень часто в статьях встречается крайне туманное и длинное описание, из которого ничего не понятно.

Поэтому можно кратко все свести к нескольким пунктам:

• высвобождение человеческих ресурсов для выполнения той или иной функции;
• распределение юридической ответственности (здесь имеется в виду желание получить грамотное юридическое сопровождение со стороны провайдера). Плюс к этому ответственность за выполнение работ аутсорсинга несет аутсорсинговая компания, и это четко прописывается в договоре. Заказчик отвечает только за предоставление достоверной информации по операциям или действиям сотрудников;
• ожидаемое сокращение расходов на обслуживание бизнес-функций или содержание соответствующего персонала.

Для наглядности: реалии рынка таковы, что при передаче на аутсорсинг функции расчета заработной платы в компаниях со штатом до 100 человек экономия бюджета наступает приблизительно через 6–8 месяцев и может доходить до 60%. Если говорить об организациях с численностью персонала от 500 до 1000 человек, то срок, при котором наступает экономия бюджета, значительно больше и может достигать трех лет.

Пример использования аутсорсинга кадрового делопроизводства и расчета заработной платы 

Итак, клиент – крупная телекоммуникационная компания, один из ведущих игроков российского рынка. В организации произошла смена руководства и реструктуризация, выявившая необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Было принято решение передать на аутсорсинг полностью кадровое делопроизводство и функцию расчета зарплат.
После выбора подрядчика (это тема отдельной статьи!) начался подготовительный этап, длившийся 3 месяца. За это время стороны провели ряд встреч для согласования деталей проекта (кто, что, кому и как), утверждения сроков и этапов реализации. В  обязательном порядке со стороны клиента было назначено одно контактное лицо, что позволило максимально ограничить доступ внутри компании к конфиденциальной информации (это было одним из ключевых требований клиента).После утверждения всех процессов взаимодействия настал этап технической подготовки, а именно настройки системы 1С.

• Первоначально учет заработной платы велся в базе 1С 7.7 Камин, что создавало определенные ограничения для ведения кадрового делопроизводства. В ходе реализации проекта кадровые данные и информация для учета заработной платы были перенесены в базу 1С 8.2, что расширило возможности для кадрового учета.

• Команда провайдера настроила выгрузки проводок по итогам расчета заработной платы, что позволило клиенту в автоматическом режиме отражать проводки по заработной плате в бухгалтерской программе.

Все это заняло 9 рабочих дней. По окончании тестирования работа в обновленной версии базы 1С стала проходить в штатном режиме (тестирование длилось 1 месяц с момента запуска проекта).
В результате в короткие сроки удалось оптимизировать бизнес-процессы клиента, разгрузить его внутренние службы, чтобы он смог сфокусироваться на основной деятельности компании.

Статья предоставлена КА Coleman Servises