Главная
Статьи
Элементарные правила этикета для офисного работника

Элементарные правила этикета для офисного работника

21 сен 2011

Если Вы желаете сделать себе карьеру, то в таком случае Вы просто обязаны владеть искусством делового этикета. То есть, это значит, что Вы не просто должны уметь вовремя ввернуть словечки «здравствуйте», «спасибо», но еще и столовыми приборами во время делового обеда тоже должны уметь пользоваться.

Единственное, что не стоит забывать, так это то, что правила этикета, как и наша жизни, со временем меняются, то есть, надо подстраиваться под обстоятельства, всегда быть в курсе дела и всех новинок…

К примеру, если в шестнадцатом веке было принято по прибытию в Персию целовать ноги шаху, то вот на сегодняшний день мало кто смог бы спокойно реагировать на такое проявление уважения.

Ну, скажите, как бы на Вас посмотрел Ваш начальник, если бы Вы принялись вылизывать туфли важному деловому партнеру прямо на встрече, да и вне нее тоже?

То-то же, но если снова вернуться к истории, то стоит отметить, что не один персидский шах не умел пользоваться электронной почтой, и хотя бы потому, что у них такого просто не было. А вот Вам ежедневно крайне необходимо созваниваться с партнерами, писать им письма, обмениваться с кем-то визитками…

При таком вот положении дел любая, пусть даже и незначительная оплошность, вполне может обернуться для Вас настоящим фиаско, сломав Ваш имидж, впрочем, как и имидж Вашей компании.

А вот если же знать элементарные правила этикета, то можно быть уверенным в том, что это и есть тот самый ключик, который раскроет все секреты успешного ведения бизнеса.

Как обращаться с визитками

Что такое визитка? Это не просто информация о человеке, а еще и своего рода вспомогательный фактор, дающий возможность сформировать собеседнику о нем свое мнение, а вот правленое или неправильное – это как раз и будет зависеть от внешнего вида визитки.

Если обратиться к правилам этикета, то быть она должна не черно-белой, но при этом с четко и легко распознаваемым, то есть с читабельным текстом, причем на языке той странный, в который Вы живете, находитесь в определенный момент времени или же полностью на английском.

Указанны на ней должны быть имя и фамилия владельца, название его фирмы или той организации, на которую он трудиться, его должность, почтовый адрес, телефон, ну и логотип компании.

Та визитка, на которой не указан адрес, нормам этикета уже не отвечает, ну естественно, если Вы не высокопоставленная государственная особа и не дипломат.

Часты случаи, когда у Вас меняется контактный номер, а визиток напечатано уже очень много. Не стоит расстраиваться. Правилами допускается зачеркнуть старый, а поверх написать новый. А вот с изменившейся должностью такой прием не «прокатит».

Кроме всего прочего, визитку принято использовать еще и как дополнение к подарку, как записку к букету, ну не в чистом виде, а с надписью от руки на другой стороне.

Электронная почта

При использовании электронной почты человек должен также учитывать целый ряд простых, но важных правил:

- в своих сообщениях не стоит указывать адреса других пользователей, так как это является грубейшим нарушением служебного этикета;

- в том случае, если Вы пишите письмо за границу, то должны использовать латинский шрифт, так как это поможет Вам избежать проблем с кодировкой;

- на электронное письмо надо отвечать сразу же после того, как Вы его прочтете, ну или в крайнем случае не позже, чем по истечению суток;

- смайликами пользоваться не просто допустимо, но даже в некоторых случаях приветствуется, чтобы человеку было проще понять, в каком Вы настроение, какие чувства испытываете, так как это не запрещается правилами этикета;

- неплохо было бы настроить свою почту таким образом, чтобы в конце автоматом ставилась Ваша «подпись», то есть фамилия, инициалы, номер телефона, обычный адрес и т.д.

Факс

Если для передачи информации Вы используете факс, то должны также учитывать и то, что таким образом полная конфиденциальность Вашего послания не может быть обеспеченна, а потому и написано все должно быть исключительно в деловом стиле.

Кроме того, крайне важно всегда отвечать на все те сообщения, которые Вам отправляли по факсу.

А все потому, что в соответствие с нормами делового этикета, абсолютно каждое письмо в обязательном порядке должно быть с ответом, так как пренебрежение этим правилом способно навредить карьере.

Телефонные переговоры.

Вы также наверняка согласитесь с тем, что невежливый или раздражительный ответ может очень надолго отбить у Вас охоту звонить этому человеку впредь. Именно по этой же причине Вам так важно и самому соблюдать все правила этикета, стараясь не произносить вслух следующие «перлы»:

- а никого нет…;

- Вы должны…

- Вы обязаны…;

- мы этого сделать не можем…

Если же Ваш телефон звонит в тот момент, когда Вы еще с кем-то говорите, то в таком случае, согласно правил, Вы не должны прерывать текущий разговор.

Единственное, что Вы можете сделать, так это поднят трубку, извиниться перед звонящим и попросить его перезвонить позже. Если точно также поступят с Вами, то Вы тоже не должны обижаться.

Когда Вы начинаете понимать, что разговор с Вашей стороны уже прилично затянулся, то стоит переспросить у собеседника, может ли он и дальше говорить.

Помните о том, что есть много вещей, о которых по телефону не говорят. Сюда относятся разговоры на личные темы, поздравления, обсуждение важных сделок и т.д.

В самом конце разговора Вам надо не забыть поблагодарить человека за разговор и попрощаться с ним также вежливо, как Вы бы хотели, чтобы прощались с Вами.

Оценка:

4.5

Элементарные правила этикета для офисного работника

Обсуждение: