Эффективный тайм-менеджмент или Как научиться управлять временем

Вы уверенны в том, что умеете управлять своим временем благоразумно? А Вы знаете о том, что есть целая наука, занимающаяся проблемами удачной организации своего времени? Если нет, тогда советуем ознакомиться со следующим материалом, который поможет не только понять суть проблемы, но и научиться ее решать…

 

Тайм-менеджмент (от англ. time management), что в переводе означает управление или организация времени, по своей сути является технологией не только организации личного времени, но и повышения эффективности его использования.

 

Если рассматривать это понятие обширно, то в некотором роде это не набор техник, а целое направление стиля жизни и философия ценности времени, что особенно актуально в условиях постоянно меняющегося мира и быстром потоке важной информации.

 

Для того, чтобы научиться эффективно работать над своим персональным тайм-менеджментом советуем Вам запомнить следующие ключевые моменты.

 

Контроль над порядком использования своего времени проводите исключительно ведя записи. На протяжении всей недели делайте пометки в своем ежедневнике, используя лайнеры (выделяющие маркеры), то есть для каждого определенного вида деятельности выберите свой цвета и помечайте его так всегда. Завершенные дела, которые Вы считаете не сильно важными, да и вообще малозначащими, выделяйте, например розовым цветом. В конце недели взгляните на страничку, и если Вы увидели, что она вся исчеркана этим цветом, то обратите внимание на свой список приоритетов и найдите новый способ принятия решений. Давайте представим, что все те задания, которые Вы делали не по собственному желанию, а просто потому, что на Вас воздействовали, в Ваших записях выделены оранжевым. Опять-таки, если в конце недели все Ваши записи буквально стали ярче солнца, то потом не жалуйтесь, что на свои собственные заботы времени у Вас не хватает.

 

То время, которое у Вас отнимал от работы кто-либо из партнеров (деловые встречи, переговоры и т.д.) пометьте, например, голубым. Если ситуация такая же, как и в двух выше приведенных примерах, то сядьте и хорошенько подумайте над тем, насколько все эти затраты важны для Вас, Вашего бизнеса, дела или жизни.

 

Конечно же, у Вас наверняка найдутся и те дела, которые Вы выполнили именно так, как то и было задумано, то есть без накладок, перерывов и отвлечений на посторонние вещи.

 

Их Вы решили выделить зелененьким и потом увидели, что страничка ежедневника пестреет полосами именно этого цвета? Вот как раз это и есть самый лучший показатель того, что Вы благополучны в собственном тайм-менеджменте, а это значит, что и дела идут очень хорошо!

 

Воспользуйтесь следующими ключевыми советами при контроле своего времени:

 

… будьте честными хотя бы сами с собою. Не надо играть никакие роли и пытаться сделать себя лучше, чем это есть на самом деле;

 

… подсчитайте, какое реальное количество Вашего времени Вы контролируете, и поставьте себе цель увеличить его;

 

… если уж так произошло, что Вы снова что-то пропустили и вернулись к старому графику, то не стоит расстраиваться, ведь на пути к успеху таких моментов может быть очень много. Просто начните все заново. Не стоит урезать время на общение с семьей и друзьями для того, что бы потратить его на те дела, которые Вы не успели сделать, ведь для этого есть много других резервов.

 

Что касается более конкретных рекомендаций, то специалисты советуют:

 

1. В свой ежедневник вносите записи обо всех контактах и делайте это немедленно, то есть разу же после того, как их согласовали. Обязательное условие тут в том, чтобы ежедневник всегда был под рукой;

 

2. Помните выражение о том, что «слона нужно есть частями»? Вот так точно и в случае с делами. Сразу же после того, как определенны сроки, надо поделить крупные задания на более мелкие;

 

3. Когда Вы будете распределять обязанности и дела в рабочем расписании, то не стоит делать это в гордом одиночестве: пригласите всех тех, кто будет задействован в процессе, так как у Вас после такого «совещания» будет больше уверенности в том, что все всё правильно поняли, Вас не подведут, да и Вы сами в полной мере осознаете истинную меру ответственности за результаты деятельности;

 

4. Составляя планы, делите их на три категории: на те, что надо сделать сейчас срочно, те, что необходимо выполнить в короткие сроки и долгосрочные. Постарайтесь делать так, чтобы все вот эти вот планы всегда были у Вас под рукою во время работы;

 

5. Вне зависимости от того, насколько Вы недозагружены работой, всегда планируйте дела так, чтобы иметь запас так называемого «кризисного времени», то есть, чтобы текущие дела не мешали Вам выполнять авральные и срочные задачи;

 

6. Пересматривайте свои приоритеты периодически и вносите необходимые для улучшения положения коррективы;

 

7. Не стоит планировать встречи и переговоры слишком тесно. Более целесообразно будет оставлять небольшой «зазор» времени, который впоследствии может быть очень эффективно Вами использован, да и никаких накладок не произойдет.

 

Мы уверенны в том, что прочтя наши советы и рекомендации Вы найдете еще парочку таких, которые помогут не только Вам, но и Вашим коллегам справляться с поставленной задачей намного лучше, ведь нет придела совершенству…