Как не пострадать от недобросовестности работника: что юрист должен объяснить кадровику
Три распространенные ситуации, когда работники злоупотребляют своими правами. Рекомендации для отделов кадров.
В настоящее время растет количество ситуаций, когда работодатели нарушают права работников: задерживают выплаты заработной платы либо начинают платить её не в полном объеме, увольняют работников без достаточных на то оснований, заставляют работников работать сверх установленного рабочего времени без дополнительной оплаты их труда и т. д.
Таких ситуаций много, и работодатели в условиях непростой экономической ситуации в стране и из-за сокращения реальных денежных средств нередко предпочитают экономить, прежде всего, на трудовых ресурсах – работниках, нежели искать другие варианты оптимизации своих расходов. В результате работники в защиту своих прав обращаются в суды, жалуются в Государственную инспекцию труда или Прокуратуру РФ.
Тем не менее, сегодня мы рассмотрим противоположные ситуации, в которых сами работники, злоупотребляя своими правами либо действуя обманом, вынуждают работодателей нести необоснованные финансовые расходы. И в этих ситуациях уже сами работодатели вынуждены обращаться за защитой своих прав.
Желание предотвратить возможность возникновения подобных ситуаций для работодателей либо, если такая ситуация всё-таки возникла, то минимизировать потери от неё, явилось причиной написания настоящей статьи.
Как контролировать руководителей филиалов
Первая ситуация, которую хотелось бы рассмотреть, будет интересна, прежде всего, крупным компаниям, которые имеют широкую сеть офисов, филиалов или магазинов на территории Российской Федерации. Одна из проблем, с которой может столкнуться руководство таких компаний – это не только обеспечение эффективности работы удаленных подразделений, но и осуществление эффективного контроля за ними.
В практике были случаи, когда руководители обособленных подразделений и филиалов компании включали в трудовой договор своих подчиненных условия, которые явно не соответствовали интересам самой компании и не были связаны с трудовыми достижениями работников обособленных подразделений. Тем не менее, руководством подразделений таким работникам устанавливались выплаты ежемесячной премии, значительно превышающей оклад работника, компенсация проезда, сопоставимая со средней зарплатой в регионе или денежная выплата работнику при расторжении трудового договора с ним. В том числе, и в случае виновных действий работника. Необоснованность таких выплат в судах работодателям доказать бывает достаточно сложно.
Разработайте типовой трудовой договор для всех подразделений
Так как же руководству компаний обезопасить себя от возникновения подобных ситуаций? Одним из инструментов предотвращения подобных рисков является разработка и установление работодателем в организации типовой формы (или типовых форм) трудового договора с работниками. Трудовое законодательство РФ не запрещает установление и использования в компаниях таких типовых форм.
Для этого необходимо, прежде всего, разработать сами формы трудовых договоров. В зависимости от размера и специфики деятельности компании может быть создана как одна типовая форма трудового договора, так и несколько, которые будут учитывать разные режимы работы, системы оплаты труда и т. д. После этого руководитель организации издает приказ, в котором закрепляет необходимость заключения с работниками трудовых договоров только по типовым формам. А также перечисляет сотрудников, которые имеют право от имени компании подписывать трудовые договоры с работниками как в самой компании, так и в её региональных представительствах. Важно, что в этом же приказе руководитель организации может предусмотреть, что трудовые договоры с условиями, отличными от типовых, имеет право подписывать только он сам. Таким образом, удастся не только структурировать полномочия ответственных лиц по подписанию трудовых договоров с работниками, но и лично генеральному директору контролировать все случаи заключения трудовых договоров, содержащих нестандартные условия (например, выплату выходного пособия при увольнении работника, компенсационные выплаты и т. д.).
Как проверить подлинность документов работника
Следующая ситуация, которую хотелось бы рассмотреть, связана с документами, которые работник предоставляет при устройстве на работу либо уже в процессе трудовой деятельности. Это дипломы об образовании, больничные листы, справки и т. д. Бывают случаи, когда у работодателя возникают сомнения в подлинности этих документов, и появляется необходимость их проверить.
В таком случае работодатель имеет право сделать запрос в то учреждение, которое выдало работнику этот документ: для диплома об образовании это будет образовательное учреждение, для больничного листа – это будет лечебное учреждение и т. д.
При этом желательно получить от работника согласие на использование его персональных данных в таком запросе, чтобы впоследствии работник не обвинил работодателя в незаконной передаче его персональных данных. В случае, если подобное согласие от работника получить не представляется возможным, в запросе рекомендуется избежать предоставления персональной информации о работнике, так как для Вас важно проверить подлинность конкретного документа. При этом в ряде случаев существует выбор при проведении проверки документов работника. Так, в случае возникновения сомнений в подлинности больничного листа Вы можете сделать запрос либо в лечебное заведение, которое этот больничный лист выдало работнику, либо в территориальный орган ФСС России. После того, как Вы получите ответ из соответствующей организации, Вы сможете принять обоснованное решение в отношении работника.
Что делать, если работник не подписывает документы
И последняя ситуация, которую хотелось бы сегодня рассмотреть, связана с уклонением работника от подписания и получения документов от работодателя: трудового договора, трудовой книжки, ознакомления с приказами, должностной инструкцией, локальными нормативными актами и т.д. Бывают случаи, когда работник отказывается подписать трудовой договор и объясняет это разными причинами. Например, необходимостью прочитать более внимательно текст договора (и для этого просит разрешения забрать договор домой), занятостью в трудовом процессе и невозможностью поэтому зайти в отдел кадров для подписания трудового договора, уточнением каких-либо условий договора и т. д. При этом работник уверенно заявляет, что подпишет трудовой договор в ближайшее время, но по факту этого не делает. Такая ситуация может быть крайне неприятной для работодателя в случае возникновения трудового спора с работником.
Дело в том, что отсутствие подписанного трудового договора создает сложность доказывания условий, на которых был принят работник на работу, какие льготы и компенсации ему были установлены. При этом бремя доказывания отсутствия или наличия определенных льгот у работника, размера его заработной платы и т. д. будет возложена на работодателя, т. к. заключение в письменной форме трудового договора является не правом работодателя, а его обязанностью (ст. 67 Трудового кодекса РФ). То же самое касается необходимости ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка организации и должностной инструкцией работника. Только ознакомив работника с правилами, действующими в организации, и должностными обязанностями работодатель может настаивать на выполнении их работником и привлекать работника к дисциплинарной ответственности в случае их невыполнения.
Может возникнуть и другая ситуация: работник при увольнении отказывается получить трудовую книжку. В этом случае рекомендуем максимально подробно задокументировать данный факт: составить акт об отказе работника от получения трудовой книжки, запросить объяснения от других работников, которые могут подтвердить факт отказа от получения трудовой книжки, а также направить в день увольнения работника письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ). Соблюдение этих рекомендаций поможет работодателю доказать факт отказа работника от получения трудовой книжки и свою добросовестность в случае обращения работника в суд.
В заключение хотелось бы порекомендовать работодателям более аккуратно подходить к оформлению кадровых документов с работниками, соблюдать порядок, установленный трудовым законодательством РФ для совершения кадровый действий: приема, увольнения, привлечения работников к дисциплинарной ответственности и т.д. Именно соблюдение кадровых процедур и возможность документального подтверждения своих действий поможет работодателю обосновать свою позицию в случае возникновения спора с работником, либо при проведении проверок надзорными органами.
Александр Выходцев (Руководитель юридического отдела)
Материалы предоставлены КА Coleman Services
Обсуждение: