Профессия «помощник руководителя». Как быть полезным 24 часа в сутки?
20 авг 2011
Вспомните свой первый рабочий день на новом месте. С чего начать? За что взяться? Кто тут что делает? Как пробраться к начальству? О чем доложить? Как не помешать? Как, в конце концов, быстро стать эффективным и полезным? Эти вопросы возникают в голове один за другим. Должно пройти некоторое время, прежде чем станет более-менее понятно, что нужно руководителю, причем что нужно стратегически и что — в данный момент. И при этом Вам каждую минуту придется решать, как поступить, и активно вмешиваться в процесс или пассивно контролировать его. Главное, чтобы был результат — нужный руководителю, нужный Вам, в общем — правильный результат.
Исходите из того, что Вам необходимо прежде всего обеспечить комфорт руководителю. Комфорт не буквальном смысле, а в более широком: в смысле полноценной подготовки любого мероприятия, обеспечения всех нужных материалов к нему, просчета всевозможных вариантов развития событий. И у Вас автоматически выстроится путь — как действовать.
Главный совет - находитесь в режиме онлайн 24 часа в сутки
Конечно, все 24 часа работать не требуется, но очень важно, чтобы Вы были морально к этому готовы. В крайнем случае представьте, что Вы живете дома у своего руководителя и постоянно ухаживаете за ним. Только не переусердствуйте в фантазиях! У Вас всегда должен быть включен мобильный телефон. На случай, если Вы не сможете взять трубку, должна стоять переадресация на Ваш автоответчик или офис и на автоответчике должны быть записаны номера телефонов, куда можно перезвонить, или адрес электронной почты.
У Вас дома должен быть полный офис: компьютер, Интернет, электронная почта (рабочая, корпоративная — хотя бы в удаленном доступе!), факс, принтер, ксерокс, сканер (удобнее и дешевле три в одном), все актуальные и неактуальные контакты, график. Это главное, что позволяет реализовывать принцип «включенности» круглые сутки. Тогда Вы сможете по мере необходимости работать, находясь дома, в комфортных условиях и таким образом немного разгружать свой рабочий день.
Тем более что сейчас все нужные функции умещаются в маленьком ноутбуке с мобильным Интернетом, который, как известно, можно использовать даже в пробках. Что касается контактов — всю базу телефонов Ваш руководитель носить с собой не будет, но связь с кем-то может потребоваться в любой момент. Часто за этим к вам как к помощнику и обращаются в так называемое нерабочее время. Просчитайте варианты: как Вы доберетесь до руководителя в случае срочного вызова или кто из находящихся в более близком и доступном месте сможет прийти Вам на помощь.
Принцип «включенности» не означает, что Вы должны работать без сна и отдыха. Не превращайтесь в тупую машину: у Вас есть личная жизнь и нужно добиться гармонии между нею и работой, даже если последняя не особенно к этому располагает.
Итак:
1. Мобильный телефон всегда включен.
2. Установлена переадресация звонков.
3. Дома создан полноценный офис.
4. Вы быстро реагируете на электронную почту — и личную, и корпоративную.
5. У вас всегда при себе база контактов либо обеспечен быстрый доступ к ней.
Обсуждение: