Важные и срочные дела: расставляем приоритеты

Несделанные телефонные звонки; череда невыполненных домашних дел; непрочитанные книги; оставшиеся незавершенными статьи; ожидающие своей очереди отчеты; письма, не получившие ответа; друзья и родители, которых не навестили — этот грустный и длинный список неоконченных дел не имеет конца. Мысли о незавершенных делах начинают преследовать нас, как только мы останавливаемся, чтобы подвести итог. Если в сутках будет 40 часов, то неоконченных дел не станет? Вряд ли...

 

Можно работать день и ночь, но не выполнить главного. Самое досадное, большое и неотвратимое, что мешает нам, — это громада так называемых срочных дел — рабство, сковывающее и разрушающее все наши усилия. Чувство сомнения, тревоги, опасения и неудовлетворенности возникает не из-за тяжести и объема работы, а от обременения множеством начатых, но незавершенных дел, от обилия того, что хотелось сделать, но не сделали.

 

Осмысляя свою жизнь, вдумываясь в происходящее, легко можно прийти к выводу, что причина кроется не только в недостатке времени. Истоки проблемы лежат гораздо глубже и касаются определения приоритетов. Первоочередным в управлении временем является умение ставить цели и расставлять приоритеты. Последнее помогает выявлять самые важные задачи и избавляться от рабства срочных дел.

 

Ни один человек не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенное явление — это стремление сделать безотлагательно слишком много дел. Однако, подводя итоги, мы бываем обескуражены тем, что занимались не жизненно важными и первоочередными вещами, а второстепенными и третьестепенными, совсем не обязательными и мелкими. Чтобы увеличить количество рабочих часов, некоторые работают ночью. Однако мы забываем о том, что состояние стресса возникает не оттого, что мы сделали, а оттого, что мы не успели сделать.

 

Проблема определения и разграничения дел по степени важности и срочности весьма актуальна. На самом деле, важная задача лишь в редких случаях требует незамедлительного исполнения. Прочитать книгу по своей специальности, поговорить с сыном о его взглядах на дружбу, разработать новую технологию, помочь родителям с ремонтом, написать давно задуманную статью — все это, казалось бы, может подождать. И напротив, так называемые срочные дела требуют исполнения либо немедленно, либо в течение тридцати минут, либо до конца рабочего дня, либо сегодня, в крайнем случае — завтра.

 

Настойчивые телефонные звонки, постоянные просьбы, заваленный бумагами стол, стук в дверь ежечасно держат нас в напряжении, настаивая на исполнении. Получается, что именно срочные дела являются неизбежными и важными, масштабными и безотлагательными, поглощающими всю нашу энергию. Однако их первоочередность обманчива. Наши приоритеты неправильно расставлены, и мы превращаемся в рабов срочных дел. Нас неизбежно преследует чувство потери и угнетает сознание того, что мы не успели закончить важную работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей и отчетов — это четко обозначить их приоритетность.

 

Научившись правильно расставлять приоритеты, Вы сможете сконцентрировать свое внимание на основных делах. Существует множество правил, методик и принципов, которые могут помочь овладеть секретами различения важного и срочного. Рассмотрим некоторые из них.

 

■ Всегда держите в поле зрения основную цель. Ориентируйтесь на то, какие издел действительно ведут к достижению цели, а какие нет. Ваша цель должна согласовываться с Вашим внутренним состоянием покоя, соответствовать Вашим моральнымустановкам и уровню духовности. В этом случае Вы сможете расставить приоритеты логично, безболезненно и без суеты. Главныецели в Вашей жизни будут проецироватьсяна цели, которые Вы ставите на пять лет, нагод, на месяц, на неделю и на день. Некоторые не согласятся с тем, что цель необходимоопределять на каждый день. Однако именноВаши высшие духовные ценности позволятВам делать это естественно, обретая чувствоуравновешенности, для того чтобы выполнять действительно важные дела.

Помните, что Ваша основная цель — это Ваша личная цель. Цели и приоритеты Ваших близких, Вашей компании и руководства могут отличаться, а иногда даже идти в разрез с Вашими. В этой связи с окружением необходимо строить отношения «обмена» (осуществление помощи друг другу в достижении целей, согласование интересов, использование времени и других ресурсов). Старайтесь в лучшем смысле этого слова быть полезными друг другу, однако личные цели всегда должны быть приоритетными.

 

■ Запишите все основные дела на год месяц, неделю, день) и оцените степень важности каждого из них по пятибалльнойшкале (5 — жизненно важно, 4 — очень важно, 3 — скорее важно, чем нет, 2 — сомневаюсь в важности, 1 — не важно). Оцените степень срочности каждого из записанных делпо четырехбалльной шкале (4 — неотложно,3 — очень срочно, 2 — достаточно срочно, номожет подождать, 1 — совсем не срочно). Умножьте первую цифру на вторую и сначала выполняйтете задачи, где результат умножения больше16 (важные и срочные), а затем те, где результат 12 и больше. Такое упорядочивание поможет выделить время для действительно важных, полезных и ведущих к цели дел.

■ Рассмотрите все дела, разделив их на четыре категории. Важные и срочные дела — особая категория дел (жизненно важные, глобальные). Их выполнение не терпит откладывания ни при каких условиях, а невыполнение может разрушить все планы и пагубно сказаться на достижениицелей. Приступать к выполнению таких дел следует в первую очередь, однако не следует забывать о контроле их объема, иначе ни начто другое времени не останется. Если Вы добьетесь того, что важные дела не будут превращаться в срочные (т. е. будетевсегда вовремя выполнять важные дела), то можно сказать, что Вы обладаете высшим мастерством управления временем.

Важные, но несрочные дела — основная работа, налаживание новых бизнес-связей, совершенствование личностных и профессиональных качеств. Если вовремя не уделять подобным делам внимание, то в будущем Вам грозит неуспех. Инвестируя время в свое развитие, Вы сможете найти удачные, креативные решения и идеи и воплотить их в жизнь (например, чтение и обучение, участие в различных профессиональных форумах и конференциях, посещение мастер-классов).

 

Дела срочные, но неважные — масса «бумажной» работы, телефонные звонки, электронная переписка, бесконечные просьбы коллег, просмотр новостей и периодики. Именно дела из данной категории мы часто считаем важными и, как результат, расходуем на них больше времени, чем необходимо. Подобная ошибочная оценка грозит невыполнением важных дел.

 

Дела неважные и несрочные — чтение анекдотов, бесцельный просмотр всех подряд телепередач, пустые часовые размышления типа: «Если бы...» Безусловно, подобные занятия могут быть элементами отдыха, однако старайтесь сводить к минимуму время, затрачиваемое на такие непродуктивные дела.

 

■ Возьмите на вооружение матрицу определения приоритетов по степени важности и срочности (АВС-анализ). Данный принципсозвучен с четырьмя вышеописанными категориями, только, согласно ему, все задачи, учитывая их важность и срочность, можно разделить на три уровня:

— А-задачи — очень важные и срочные — требуют немедленного исполнения (перспективные проекты, новые выгодные контакты);

— В-задачи — важные, но несрочные — требуют определения сроков их исполнения (текущие дела, планирование, деловые встречи);

— С-задачи — не очень важные, но срочные — необходимо делегирование подчиненным (рутинные обязанности, отчеты).

 

Самая большая опасность заключается в возможности увлечься срочностью С-задач, отложив выполнение В- и даже А-задач. Неважные и несрочные дела, согласно описываемой матрице, вообще не включаются в сферу задач руководителя, несмотря на то, что это сопряжено с определенным риском.

 

■ Учитывайте то, что кроме выполнения задач необходимо находить время и на людей. Здесь также требуется умение определять приоритеты, отделяя важное и срочное. Некоторые встречи, возможно, вообще не стоят нашего внимания, а другим можноуделить несколько минут. Однако для бесед сважными людьми выделяйте целые часы, нообязательно определите, насколько эти людидля Вас важны (не путайте с нужны), насколько они Вам близки и дороги. Один из самых ценных даров, данных нам Богом, — этороскошь человеческого общения. Не теряйтеего из-за излишней поспешности, но и нетратьте праздно время на случайных, «второстепенных» людей.

■ Учитывайте принцип американского экономиста и ученого Вильфредо Парето, согласно которому в среднем 20% затраченных ресурсов обеспечивают 80% результата, а оставшиеся 80% ресурсов затрачиваются на 20% результата. Знание данного принципа позволяет при рассмотрении списка дел выделить те 20%, которые дают максимальный результат и, как следствие, требуют особого внимания. Таким образом, приоритетными в Ваших долгосрочных и краткосрочных планах должны быть только 20% всех поставленных задач и именно на их выполнение необходимо тратить основное время.

 

■ Используйте метод Альпы, который позволит правильно распределить время, необходимое для решения ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач. Данныйметод подразумевает выполнение следующихпяти шагов:

— запишите все предстоящие дела, поставив сроки исполнения;

— определите примерное количество времени, которое требуется на выполнение каждого задания;

— учтите буферное время (отдых, прием пищи, исправление ошибок);

— расставьте приоритеты, пронумеровав дела по степени их важности;

— по окончании срока (дня, недели, месяца) проведите анализ с целью учета невыполненных дел; перенесите их на следующий период.

 

■ Научитесь строить пирамиду важности. Вы можете воспользоваться пирамидойМаслоу, для того чтобы разделить свою пирамиду важности на пять горизонтальных частей. Ее уровни можно покрасить в разные цвета: каждый цвет будет обозначать степень важности-срочности.

Первый уровень (основание) пирамиды формируют жизненно важные и неотложные дела, при невыполнении которых может обрушиться вся пирамида. Таким образом, данные задачи имеют главный приоритет. Как правило, они без труда определяются в общем списке: срочные вопросы, касающиеся Вашего здоровья и здоровья Ваших близких, первостепенные задачи Вашего профессионального и карьерного роста, разработка новых методик и технологий, перспективные проекты, стратегия работы.

 

Второй уровень формируют важные и достаточно срочные дела. Здесь часто возникают сложности градации — какая работа действительно важна, но может немного подождать. Представьте, что дела, отнесенные к данному уровню, оказались невыполненными. Разрушится ли в этом случае вся пирамида? Если да — перемещаем эти дела в основание пирамиды, если нет — оставляем на втором месте. Чаще всего это вопросы, касающиеся стабильности семейных и других межличностных отношений, приказов руководства, разработки тактических решений, текущих проектов, деловых встреч и производственного процесса.

 

Третий уровень — текущие, но не самые важные дела. Часто такие дела также являются срочными и касаются некоторых приказов руководства, просьб коллег, переписки по электронной почте, рабочих и личных телефонных звонков, отчетов.

 

Четвертый уровень формируют дела, которые не вписаны в Ваш рабочий график или личный план. Безусловно, они имеют отношение к Вашей работе или жизни, но совсем не главное. Это могут быть поздравления с праздниками или второстепенные встречи.

 

Пятый уровень — это свободное время для общения с семьей и коллегами. Это самые приятные занятия, однако они не имеют прямого отношения к рабочим или личным делам.

 

Итак, используя все вышеперечисленные принципы или только некоторые из них, вы существенно улучшите свои умения по выявлению приоритетов и их расстановке. Ни один из описанных методов не является панацеей и не дает гарантии того, что вы безупречно научитесь определять степень важности и срочности текущих дел. Подходите к этому процессу творчески — комбинируйте разные приемы, выработайте свой стиль, опробуйте его на практике, закрепите успешные моменты и используйте знания о приоритетах в вашем планировании.