Выучились? Будьте добры сдать отчет!

Если Вы задумали отправить своих подчиненных на тренинг, то не забывайте о том, что как и любое важное мероприятие, результаты этой проделанной работы должны быть закреплены написанием отчета.

 

Самое последнее, с чем придется в будущем столкнуться человеку, и при этом самое первое, о чем ему надо призадуматься – это отчет о результатах тренинга, на которые его послало предприятие... Причина тут самая простая и банальная: так как деньги были на Ваше обучение потрачены, то было бы немного странно не поинтересоваться, как же все прошло.

 

Ответ тут самый простой и даже ожидаемый – это надо опытным и профессиональным менеджерам организации, а также вдумчивому и профессиональному тренеру.

 

Причем тему профессионализма мы подчеркнули не для того, чтобы усилить и без того значимый эффект. Все дело в том, что тренинг не самоцель, а является средством для достижения определенных результатов, которые нужны как для организации, так и для ее сотрудников.

 

Для той организации, которая в этой схеме выступает в роли заказчика тренинга, он является  всего лишь составной частью работы с персоналом.

 

Конечно же, вполне предсказуемо, что профессиональный менеджер, делая заказ на проведение тренинга, изначально подумает о том, как же все-таки можно отследить все его результаты, а это значит, что и запросить такой документ, в котором будет это отображаться или, иными словами, отчет.

 

Из этого всего следует, что для профессионального тренера вполне естественно не просто проанализировать результаты работы с человеком, а и описать их в итоговом документе - отчете.

 

Вот таким вот образом мы пришли к выводу, что интересы и заказчика, и самого исполнителя целиком и полностью совпадают.

 

К слову, организации-заказчики могут не всегда заранее предусматривать написание этого отчета, так что этот вопрос возникает уже ближе к окончанию обучения.

 

Часто происходит следующая ситуация: тренинг вот-вот уже практически подходит к концу или даже уже закончен, а тут вдруг с чего-то высшее руководство, причем даже весьма неожиданно и для самих организаторов этого тренинга, начинает проявлять неподдельный интерес к результатам уже проделанной работы.

 

Кстати, позицию руководства тут вполне можно понять, так как оно потратило свои средства и  имеет полное право интересоваться итогами.

 

Вот только, они не учитывают, что тонкость вся заключается в том, что анализ хода и результатов всего обучения требует дополнительно затрат усилий тренеров, то есть по своей сути являться дополнительной услугой.

 

Природа этого документа говорит о том, что он является итоговым, то есть имеет обобщающий характер.

 

Он напоминает и организатору и заказчику тренинга его замысел и  все основные цели, впрочем, как и содержание, он описывает всю проделанную работу и показывает трудности, если они, конечно же, были, а также может упоминать работу всех его участников и их вовлеченность в процесс обучения.

 

Обычно специальное внимание уделяется результатам тренинга, а заканчивается он практическими рекомендациями для заказчика по дальнейшей работе с участниками и окончательным выводам в целом.

 

Кстати, особый вопрос заключается в том, как именно организатор, исполнитель и заказчик понимают задачу данного тренинга, то есть насколько согласованы их представления о нем?

 

Вполне может так оказаться, что организатор,  к примеру,  стремился к тому, чтобы провести первую большую программу в своей организации, так как хотел просто расширить масштабы своей работы, а руководство компании подразумевало развитие командного духа, а его ведущие пытались искренне выработать согласованное понимание существующей миссии и стратегического видения их компании, которое отсутствует не только у всех сотрудников, но даже и у высшего руководства.

 

В том случае, если согласование замысла проведения тренинга заранее не было проведено, то отчет поможет восполнить существующий пробел хотя бы уже после завершения тренинга.

 

В общем, как не крути, а смысл проделанной работы намного лучше заранее прояснить, нежели оставить его невыясненным.

 

В том случае, если стало понятно, что тренинг прошел неудачно, то тогда необходимо было бы запросить выполнить отчет, в котором проделан анализ неудач, описание обстоятельств и возможных причин, причем не просто так, а в обязательном порядке с конструктивными выводами.

 

В обычном случае, то есть когда тренинг прошел хорошо, ответ может помочь не только подвести итоги, но и дальнейшие перспективы наметить. Напомним Вам, что результаты тренинга только лишь отзывами его участников не исчерпываются.

 

Один тренер, которого попросили написать отчет о проделанной работе, сказал следующую фразу: «Но ведь за отчет нам не заплатят».

 

Это фразу человек в том тренинговом центре больше никогда не произносил, так как ему очень вежливо, но внятно и доходчиво объяснили, что суммировать результаты проведенного тренинга – это привычка, которая должна быть у профессионала, а дать заказчику предложения на его будущее - это в интересах и самого заказчика, и исполнителя, а вот не понимать этого – это значит просто не понимать самого главного.

 

Конечно, сказанное далеко не означает, что менеджерам-заказчикам необходимо рассчитывать на то, что они получат в конце бесплатные отчеты о проделанной работе. Все наоборот, то есть, если организация желает выучить картину проделанной работы, то и за отчет ей следует специально позаботиться заранее и оплатить его.

 

Речь тут совсем была о другом… Все дело в том, что отчет - это документ, благодаря которому и сама организация и тренер может выстроить и подытожить всю проделанную работу.

 

В том случае, если данный документ никто официально не запрашивал, то все равно его следует составить хотя бы для внутреннего пользования.

 

Если говорить про индивидуальный вариант, то это «отчет для себя», то есть своего рода профессиональный дневник, благодаря которому тренер сможет отслеживать свои продвижения в работе.

 

Если говорить про служебный вариант, то это внутренний отчет, то есть ценная и полезная информация для соответствующего отдела тренинговой компании или же для «внутреннего маркетинга» тренинговых услуг.

 

В общем, в любом случае такая информация несет определенную ценность.

 

Само распространенное упущение, которое делает заказчик, заключается в том, что он не запрашивает отчет о проведенной работе.

 

Со своей стороны распространители тоже не отстают и делают множество ошибок, самая главная из которых – это не предлагать заказчику отчет заранее, то есть еще до начала тренинга.

 

Давайте же рассмотрим типичное содержание отчета о приведение тренинга: исходная ситуация, задачи и цели тренинга, полная характеристика группы участников и основные результаты, включая отзывы самих участников и предложения по организации последующих тренингов, рекомендации по подготовке групп, по содержанию возможной работы и по поддержке результатов обучения.

 

Иными словами, как не крути, а польза в том, чтобы отчет был сделан, причем не важно, по требованию заказчика или без этого, значительная и видна невооруженным взглядом, вот только жаль, что мало кто это понимает, а осознает уже намного позже…