Как составлять, применять и вносить изменения в график отпусков

Давайте рассмотрим с Вами, от чего же зависят права на основной ежегодный отпуск, какие необходимые условия следует учесть, составляя графики отпусков, и какая именно информация должна в нем содержаться. Обратим внимание также на моменты, согласно которым допускается внести некоторые изменения в график отпусков и как, собственно, этот график применять.

 

График предоставления отпусков, который утверждается работодателем или уполномоченными им людьми, доводится до сведения всех сотрудников. График этот положено согласовать с профсоюзным представителем или иным уполномоченным на представительство производственным коллективом органом. Составленный график должен учитывать интересы как производства, так и личные интересы сотрудников в части возможностей для их полноценного отдыха.

 

В учреждениях, фирмах и организациях, в органах местного самоуправления либо государственных органах порядок предоставления отпусков необходимо конкретизировать непременным локальным (внутренним) нормативным актом — внутренними правилами трудового распорядка. Этот порядок должен быть установлен в разделе «Использование рабочего времени» упомянутых выше правил и бывает следующим:

 

* Работникам предприятия предоставляют основной ежегодный оплачиваемый отпуск длительностью N календарных дней (в зависимости от конкретной категории сотрудников).

* Очередность предоставления сотрудникам отпусков должна быть определена графиком, который должен утвердить руководитель предприятия по согласованию с профкомом, после чего она доводится до сведения всех сотрудников.

* График необходимо составить на предстоящий календарный год до пятого января.

* График обязателен как для руководства, так и для сотрудников.

* Конкретное число предоставления обязательного ежегодного отпуска должно быть согласовано между сотрудником и органом управления предприятием в пределах, которые установлены графиком. О дате начала ежегодного отпуска сотрудник должен быть уведомлен письменно не позже чем за две недели до оговоренного срока.

* По заявлению сотрудника часть неиспользованного им ежегодного отпуска, если он превышает двадцать четыре календарных дня, может заменяться денежной компенсацией.

 

По желанию сотрудника ежегодный отпуск может быть предоставлен ему частями, если: основная его часть (непрерывная) будет составлять не меньше, чем четырнадцать календарных дней; либо, если на то имеются уважительные причины, может быть предоставлена часть отпуска (по продолжительности кратная семи). Возможен также вариант, когда часть ежегодного отпуска предоставляется в день, который следует за последним днем предыдущей части.

 

Ежегодный основной отпуск существенно отличается от прочих, в частности от ежегодных дополнительных отпусков, предоставляемых:

 

* за работу с тяжелыми и вредными условиями труда, либо в случае особого характера труда;

* отдельным категориям сотрудников, работа которых сопряжена с повышенной интеллектуальной или нервно-эмоциональной нагрузкой, либо выполняется в особых географических, природных и геологических условиях, либо условиях, связанных с повышенным риском для здоровья;

* сотрудникам с ненормированным рабочим днем (при условии, что сотрудник работает по трудовому договору, дополнительный отпуск предоставляется без каких-либо дополнительных условий и оснований).

 

Право на предоставление ежегодного основного отпуска не зависит от того, является ли место работы основным или совмещаемым; от срока трудового договора (срочный, бессрочный, сезонный, временный); от рабочего графика (полная или неполная рабочая неделя и т. п.).

 

 

На основной ежегодный отпуск и прочие виды отпусков не имеют права работники, которые трудятся по договорам гражданско-правового характера, к примеру, по авторским договорам, либо договорам предоставления услуг или подряда.

 

Основной ежегодный отпуск предоставляется сотрудникам за отработанный рабочий год, отсчитывающийся с момента заключения трудового договора.

 

Лицам, которые осуждены наказанием в виде исправительно-трудовых работ, также предоставляется отпуск, время которого не будет засчитано в срок отбывания наказания.

 

Законодательство о труде не предусматривает временного разрыва между заключением трудового договора и днем начала работы, поэтому формулировка «со дня заключения трудового договора» фактически равнозначна понятию «со дня начала работы». Следовательно, рабочий год будет исчисляться включительно с первого дня работы.

 

Продолжительность основного ежегодного отпуска будет установлена в зависимости от категории сотрудников, а не от времени их занятости в тех или других условиях. Право на основной ежегодный отпуск определяется по законодательству в соответствии со стажем работы.

 

Следует отметить, что в стаж работы, который дает право на этот отпуск, не засчитываются:

 

* время оплачиваемого частично отпуска по уходу за ребенком до того момента, как он достигнет трехлетнего возраста;

* отпуск без выплаты заработной платы по уходу за ребенком до момента достижения им 6-летнего возраста, в случае если ребенок болеет инсулинозависимой формой сахарного диабета (I типа) — до достижения им 16-летнего возраста.

 

 

График предоставления отпусков на практике составляется отделом кадров, должностным лицом, которое обязано вести кадровую работу, либо отделом для работы с персоналом. Это делается обычно до первого января будущего года по предложению руководителей структурных подразделений. При составлении графика отпусков необходимо учитывать прежде всего интересы производства. Однако не стоит пренебрегать и персональными интересами сотрудников, а также тем, что работникам отдельных категорий ежегодные отпуска по их желанию должны быть предоставлены в удобное для них время.

 

Такими категориями сотрудников являются:

 

* лица, не достигшие восемнадцати лет;

* лица с инвалидностью;

* женщины в период до отпуска по беременности и родам либо после него;

* женщины, которые имеют двух и более детей, возраст которых не превышает пятнадцати лет либо ребенка-инвалида;

* одинокие матери или отцы, которые воспитывают ребенка без отца (матери) (одинокая мать – это по законодательству женщина, которая не состоит в браке и у которой в свидетельстве о рождении ребенка отсутствует запись об отце ребенка; вдова; женщина, которая воспитывает ребенка без отца, в том числе женщина разведенная, воспитывающая  ребенка без отца, хотя и получающая алименты; а также женщина, которая вступила в брак, но ее новый муж ребенка не усыновил).

 

Чтобы получить право на отпуск в удобное для одинокой матери время, ей следует представить такие документы: свидетельство о рождении ребенка, справку из органа регистрации актов гражданского состояния (об основании для внесения в книгу регистрации рождений информации об отце ребенка; для вдовы — свидетельство о браке, а также свидетельство о смерти супруга; для разведенной женщины — свидетельство о расторжении брака. Право на отпуск в удобное для них время имеют жены (мужья) военнослужащих; лица, которые имеют особые трудовые заслуги перед страной; ветераны труда.

 

 

Следует учитывать и тот момент, что руководителям, научным, педагогическим, специалистам учебных заведений, научно-педагогическим работникам полные ежегодные отпуска в первый и следующие рабочие годы должны предоставляться в период летних каникул.

 

При определенной специфике производства ежегодный основной отпуск может быть предоставлен одновременно группе сотрудников, к примеру, в период уменьшенных объемов производства, что отражается в графике отпусков.

 

Важно обеспечить при составлении графика отпусков также выполнение требования законодательства о том, что ежегодный основной и дополнительный отпуск предоставляются сотруднику с таким расчетом, что они должны быть, как правило, использованы до окончания текущего рабочего года.

 

 

Запрещен отказ в предоставлении полных ежегодных отпусков на протяжении двух лет подряд, а также отказ в предоставлении ежегодного отпуска в течение рабочего года лицам, не достигшим восемнадцати лет, и сотрудникам, имеющим право на дополнительный отпуск при работе с тяжелыми и вредными условиями или при особом характере труда.

 

Одновременно с основным отпуском или отдельно от него работникам (согласно их заявления) могут предоставляться дополнительные ежегодные отпуска (они предоставляются вне графика).

 

График предоставления персоналу отпусков составляют в произвольной форме. Как правило, он содержит такие сведения:

 

* графа 1 — порядковый номер подразделения либо фамилия сотрудника (на малых предприятиях);

* графа 2 — название подразделения;

* графа 3 — фамилия, имя, отчество сотрудника;

* графа 4 — должность (или профессия) сотрудника;

* графа 5 — месяц, когда будет предоставлен отпуск (дата начала отпуска в графике не указывается);

* графа 6 — в случае переноса отпуска, месяц его предоставления;

* графа 7 — основания для переноса отпуска (дата и номер приказа);

* графа 8 (произвольно) — период, за который предоставляют отпуск (как правило, рабочий год).

 

График утверждает руководитель фирмы или предприятия.

 

 

После того как график утвержден, в течение года допустимо вносить в него изменения, которые касаются установления нового срока для отпуска сотрудника в связи с его переносом. Такое изменение оформляется приказом руководителя организации или фирмы. Инициатором перенесения отпуска может стать как сотрудник, так и руководитель предприятия. Перенос отпуска по инициативе руководителя возможен лишь в том случае, если предоставление планового отпуска (согласно утвержденному графику) грозит неблагоприятно отразиться на нормальной работе фирмы.

 

Приказ о переносе отпуска составляется, если:

 

* есть письменное согласие сотрудника на перенос его планового отпуска;

* вопрос о переносе планового отпуска согласовали с профсоюзным или иным уполномоченным на то трудовым коллективом органом в установленном порядке;

* перенос не системный;

* часть планового отпуска длиной 24 календарных дня сотрудник использует еще в текущем рабочем году.

 

Ежегодный плановый отпуск по требованию сотрудника переносят на иной период, если:

 

* руководитель фирмы предприятия нарушает срок письменного уведомления сотрудника о времени предоставления планового отпуска;

* сотруднику не выплачена своевременно заработная плата за весь период ежегодного отпуска (должна быть выплачена не позже чем за три дня до начала отпуска);

* работник является временно нетрудоспособным (заболел) на день начала планового отпуска, что удостоверяется в установленном порядке;

* у сотрудницы подходит срок отпуска по беременности и родам;

* ежегодный плановый отпуск совпал с отпуском в связи с выполнением сотрудником общественных или государственных обязанностей, либо с учебой, если по законодательству сотрудник на это время должен освобождаться от основной работы, и зарплата при этом сохраняется.

 

 

Основания переноса планового отпуска являются исчерпывающими и дальнейшему расширению не подлежат.

Перенос планового отпуска по инициативе сотрудника также должен быть оформлен приказом.

 

 

Конкретное время предоставления основного ежегодного отпуска, которое определено в графике или изменено позднее одной из сторон, должно быть согласовано между руководителем (обычно это делается на уровне руководителя сотрудника или кадровой службы) и самим сотрудником. Кадровая служба должна письменно предупреждать сотрудника о дате начала планового отпуска не позднее, чем за две недели.

 

Один экземпляр письменного уведомления вручают сотруднику, а второй (при наличии его подписи, которая удостоверяет получение данного уведомления) сохраняется в кадровой службе до истечения срока отпуска.

 

Предоставление ежегодных плановых отпусков должно оформляться приказом руководителя организации или предприятия.

 

На практике, как правило, издают как индивидуальные, так и групповые (сводные) приказы, которые объединяют всех сотрудников, которым согласно этого приказа предоставляются плановые отпуска.

 

Основания для публикации приказа:

 

* график плановых отпусков (по предоставлению основного ежегодного отпуска либо его части, которая составляет не менее четырнадцати календарных дней);

* заявление сотрудника и график плановых отпусков (при одновременном предоставлении ежегодных основного и дополнительного отпусков);

* заявление сотрудника (в случае предоставления дополнительного ежегодного отпуска).