Новый сотрудник: помощь в адаптации

Все надеются на успех свершившегося предприятия, которое сотрудник называет сменой работы, а работодатель — привлечением нового ресурса. Однако чтобы этот успех действительно был достигнут, и работнику, и работодателю придется потрудиться. Обе стороны должны при этом оказаться на высоте. Новичку нужно, прежде всего, захотеть приложить усилия и соответственно немало «попотеть», чтобы его талант в работе стал для всех очевиден. Уместно в этом случае высказывание К.С. Станиславского о том, что «талант — это, во-первых, желание работать, во-вторых — работоспособность».

 

Пришедшему сотруднику предстоит еще многое узнать, а главное, понять и принять новые для него правила, культуру организации. Работодатель, в свою очередь, для получения от новичка максимальной отдачи в кратчайшие сроки обязан помочь новому сотруднику:

 

- быстрее освоиться в непривычной обстановке;

- соответствовать нормам поведения, принятым в компании;

- приносить пользу компании.

 

Что же работодателю необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели и получить желаемый результат?

 

Очень простое, но при этом важное мероприятие, которое способствует адаптации нового сотрудника и о котором не стоит забывать, — это знакомство. Куда бы мы ни пришли, первое, что мы делаем, — знакомимся с теми, с кем нам придется в дальнейшем работать. К сожалению, не во всех компаниях помнят об этой простой норме поведения. Подобная забывчивость не только грозит в дальнейшем потерей драгоценного для бизнеса времени, но и культура самой компании в глазах новичка будет выглядеть не лучшим образом.

 

Знакомство с коллективом должно произойти в первые дни работы. Оно может быть личным или заочным в зависимости от сложившейся ситуации, занимаемой позиции и представляемой возможности. Лучше, если непосредственный руководитель представит сотрудника членам коллектива, покажет ему офис и ознакомит с принципами организации работы. Иногда к процессу знакомства подключается офис-менеджер. Служба по работе с персоналом также не сидит сложа руки в это время, а срочно готовит объявление о новом назначении. Составленное объявление вывешивается на информационную доску, а также рассылается сотрудникам, работающим за пределами офиса, т.е. в филиалах. Теперь всем членам коллектива известно, что в компанию пришел новый сотрудник и к нему можно обращаться с конкретными вопросами, касающимися его круга обязанностей.

 

В настоящее время в современной бизнес-среде появляются такие организации, которые поощряют общение между работниками, ограниченное рамками определенного отдела или подразделения. Возможно, это и оправдано с точки зрения фокусирования усилий сотрудника на выполнении его трудовых обязанностей, но этого явно недостаточно для максимальной отдачи с его стороны. Работнику не хочется осознавать себя лишь маленьким, крутящимся винтиком в огромном механизме, зарабатывающем деньги. Ему необходимы дополнительные стимулы (помимо денежных), которые дадут возможность его потенциалу раскрыться в полной мере. Здесь-то как раз и задействуются более высокие уровни мотивации.

 

Первые дни работы нового сотрудника насыщены всевозможными формальными процедурами, такими как оформление документов, получение принадлежностей и/или иного оборудования, необходимого для работы, и, возможно, служебного автомобиля. На этапе трудоустройства отделу персонала следует познакомить новичка с правилами поведения, общения и работы, принятыми в компании. Данная информация даст ему представление о сложившейся в компании политике в отношении персонала и условий его работы, процедуре ее исполнения и нормах поведения. В некоторых организациях существует соответствующий справочник со всей необходимой новичку информацией, который выдается ему при приеме на работу.

 

Еще один важный документ с полезными сведениями, который может понадобиться сотруднику (особенно на первых порах работы в компании) — памятка по коммуникациям. Для чего она нужна? Это своеобразная подсказка, которая поможет новичку быстро сориентироваться, к кому из ответственных лиц конкретно он может обращаться по тем или иным вопросам в случае необходимости. В памятке не только указываются эти люди, но и те, кто их замещает. Этот простой документ в дальнейшем поможет сэкономить время сотрудников, которое тратится на расспрашивание коллег о том, у кого новичок может проконсультироваться по тому или иному вопросу.

 

Думаю, все согласятся с тем, что чем ярче положительные эмоции от происходящего с нами события, тем оно важнее для каждого из нас. В связи с этим на всю жизнь мы запоминаем тот торжественный и незабываемый момент, когда нас, например, посвящали в студенты. Стоит с уважением относиться к тем работодателям, которые понимают это и не жалеют ни времени, ни усилий, чтобы сделать для работника максимально торжественным и незабываемым его приход в компанию. Значок с логотипом организации или какой-либо другой символ, или даже полезный в работе подарок может быть публично вручен новому сотруднику генеральным менеджером. Согласитесь, эта традиция, введенная работодателем, будет выгодно отличать данную организацию от всех предыдущих компаний, в которых работал сотрудник.

 

В качестве яркого примера можно привести такой случай: один из моих коллег с восторгом вспоминал, как на прошлом месте работы, когда он только пришел туда, ему подарили хороший портфель. Что бы ни говорили, а внимательное отношение к сотруднику поможет работодателю настроить новичка на достижение отличных производственных результатов и лояльности компании.

 

Устраиваясь на работу, мы приблизительно знаем, что нам предстоит делать, поскольку подобную работу мы уже выполняли на предыдущем месте. Однако точное представление того, что конкретно от нас ждет новый работодатель, появится только тогда, когда непосредственный руководитель поставит перед нами четкие задачи, с которыми нам предстоит справиться за определенный период времени. Хочется верить, что нет необходимости рассказывать о том, что предложенные задачи должны соответствовать критериям SMART (быть конкретными, измеряемыми, достигаемыми, реалистичными и выполняться в установленный срок). Тем не менее необходимо обсудить с новичком, что он должен сделать и на что следует обратить внимание, чтобы успешно пройти испытательный срок. Лучше, если поставленные задачи фиксируются письменно и подписываются обеими сторонами. В будущем это поможет исключить недопонимание со стороны работника и необоснованные претензии со стороны работодателя.

 

Давайте подумаем, как важно для каждого из нас соответствовать той должности, на которую нас взяли. Вспомните, что в числе часто задаваемых кандидатами на интервью вопросов фигурирует один — о возможности будущего развития и, что более конкретно, об участии в тренинговых программах.

 

Идеальным считается вариант, когда приход нового сотрудника совпадает по времени с первым тренингом, организованным для него самой компанией. Этот тренинг обычно называется вводным (Induction Training), т.к. термин происходит от английского глагола induct, что в переводе означает «вводить в должность». Если начало вводного тренинга совпадает с первым рабочим днем, все вышеперечисленные мероприятия, включая посвящение в сотрудники, знакомство с коллективом и офисом, политикой компании, основными правилами и процедурами, направлениями деятельности и историей, будет частью этого тренинга. Если для определенной категории сотрудников необходимо провести базовый тренинг по профессии, то он также может проходить в рамках вводного тренинга. В итоге на вводный тренинг в зависимости от категории пришедших в компанию сотрудников уйдет от одного дня до нескольких недель. Для его подготовки обычно привлекаются работники из разных служб компании.

 

Организация тренингов становится частью корпоративной культуры, и оттого, насколько тщательно они продуманы, во многом будет в дальнейшем зависеть настрой новых сотрудников на работу, а, значит, и результаты. В небольших компаниях, в которых нет возможности или необходимости одновременного массового набора работников, рекомендуется вводить новичка в компанию и в должность поэтапно. Следовательно, и тренинг может быть разбит на несколько частей, в зависимости от цели его проведения.

 

Итак, вкратце еще раз перечислю, информацию о ком и о чем должен получить сотрудник в рамках вводного тренинга в первые рабочие дни, независимо от того, каким образом проводится тренинг, сразу или поэтапно. Это должно быть знакомство с:

 

 

Вне зависимости от того, возможно ли проведение вводного тренинга для сотрудника сразу в полном объеме или поэтапно, перечисленные выше мероприятия обязательно следует организовать в первые дни его работы, даже если в настоящее время в компанию пришел только один новый работник. В течение первых двух дней с ним встречаются ответственные за проведение перечисленных выше мероприятий сотрудники. И если должность новичка не предусматривает профессионального обучения в самом начале работы, то программа вводного тренинга для него считается выполненной.

 

Безусловно, профессиональное обучение необходимо для таких категорий сотрудников, как представители отдела продаж, для которых оно должно быть организовано как можно скорее. Конечно, если у компании достаточно времени и ресурсов, и она считает целесообразным проведение индивидуального профессионального тренинга, она это делает. Например, с одним или двумя только что влившимися в коллектив сотрудниками менеджеры по продажам могут, при необходимости, провести день или более и познакомить новичков с продукцией компании.

 

При этом сотрудникам на руки выдаются соответствующие материалы, в которых они могут найти не только информацию, касающуюся каждого продукта, но и результаты сравнения товаров их компании с товарами конкурирующих фирм, а также позиционирование продукта. В свою очередь менеджер по тренингу в случае необходимости организовывает индивидуальный тренинг для нового сотрудника компании. Для проведения ролевых игр и закрепления материала при отсутствии других участников обычно привлекаются линейные менеджеры.

 

Если своевременно проведены все необходимые мероприятия, линейному менеджеру будет значительно легче в процессе обучения нового сотрудника помочь последнему справиться с поставленной задачей. Активный коучинг со стороны менеджера обязателен, т.к. предполагается, что новичку следует поучиться у опытного сотрудника и получить ответы на интересующие его вопросы. Безусловно, будут ошибки, однако если процесс вхождения в компанию и в должность проходит под пристальным взглядом линейного менеджера, новому сотруднику будет проще, говоря языком спорта, «сыграться» с другими членами команды и стать результативным игроком.

 

Время испытательного срока пролетает стремительно, сотрудник осваивает новую работу. Менеджер, помогая ему в этом, обязательно оценивает промежуточные результаты (чем чаще, тем лучше), давая справедливые и конструктивные комментарии. Наконец появляются первые желаемые результаты работы новичка, и испытательный срок завершается. Нового сотрудника поздравляют в устной или письменной форме (используя во втором случае электронную почту или доску объявлений). Это важный день в его жизни, такое событие не должно остаться незамеченным.

 

Когда мы приходим на новую работу, на которую в момент нашего выбора возлагали столько надежд, нам хочется, чтобы именно так все и было. Большинству кандидатов, которые приходят к работодателю на интервью, хотелось бы долго и успешно работать в данной компании и стать настоящими профессионалами своего дела. Сбудутся ли эти надежды, приживется ли новичок в организации или покинет ее разочарованным, во многом зависит от нас, уважаемые коллеги — специалисты по управлению персоналом.