Сложно ли приучить руководителя к электронной почте?
Менеджер среднего звена, работающий в известной компании, столкнулся с неожиданной и весьма серьезной проблемой во время оценки его деловых качеств по методу «360 градусов». Мужчина хорошо взаимодействует с окружающими в процессе общения, всегда начинает беседу первым и достаточно активно ведет себя на переговорах. Однако коллеги, которые занимались оценкой управленца, отметили его нежелание отвечать на электронные письма и игнорирование любой информации, которая поступает на компьютер по почте.
В ходе дальнейшего анализа ситуации выяснилось, что упомянутый выше начальник отдела абсолютно негативно относится к длительной онлайн-переписке. Он не переносит письма от других сотрудников, его раздражают адресаты, содержащиеся в копии, он старается не реагировать на те послания, где нет конкретики или же содержится ссылка на определенный ресурс. Мужчина не понимает, зачем по несколько раз в день благодарить за обычные сообщения и сразу же помещает таких «субъектов» в черный список. Нужно ли продолжать дальше?
На следующем этапе действия руководителя были разобраны еще более подробно. Выяснилось, что как только он узнает о приходе нового письма, у него в голове сразу же зарождается мысль: «Разве нельзя было позвонить или сообщить об этом при встрече?». Отсутствие ответного послания не означает, что информация останется проигнорированной. менеджер начинает планировать, каким образом пройдет телефонная беседа или разговор тет-а-тет, а тем временем количество писем в его почтовом ящике продолжает увеличиваться. Для того, чтобы руководитель изменил свое отношение к электронной переписке, HR-специалистам пришлось заставить его переосмыслить то место, которое занимает почта в его каждодневной жизни.
Сначала была создана своеобразная модель обычной переговорной комнаты, то есть папка с теми письмами, которые присылают партнеры и клиенты. Затем появился кабинет для совещаний внутри компании (письма о собственных проектах), а также личный кабинет (папки с сообщениями, касающимися должности или персонала). Папка «Личное» воплощала собой настольные фотографии.
Далее были отлажены основные правила работы с почтой. Сортировка выполняется не по результатам прочтения, а после определения принадлежности письма к определенной папке. Не распределяются только те сообщения, которые непросто отнести к одной из имеющихся категорий, или особо важные. За состоянием папки «входящие» устанавливается еженедельный контроль.
В конце концов, руководителя покинуло чувство беззащитности перед постоянно нарастающим, словно снежный ком, объемом входящих писем. Он перестал прятаться от информации, которая регулярно проникала в его компьютер через почту, и начал использовать ее во благо управленческой деятельности.
Сразу после того, как мужчина понял смысл электронных писем и начал рассматривать их, как обычные бумаги, проблемы, выявленные в ходе тестирования по методу «360 градусов», исчезли. К тому же сам руководитель признал, что с коллегами и подчиненными гораздо проще общаться, если отвечать им на вопросы полезными ссылками или иной информацией вместо того, чтобы потом объяснять, почему так долго на сообщение не следовало никакой реакции.
Обсуждение: