Правила ведения деловой переписки на английском языке
Правильное написание деловых писем на английском языке все чаще становится неотъемлемой частью делового общения. Поэтому знание четких правил ведения деловой переписки на английском языке является критически важным в современном мире бизнеса.
Как правильно составлять деловое письмо на английском языке:
1. Дата пишется полностью без использования запятых. При написании делового письма в Великобританию нужно соблюдать такой формат: день/месяц/год.
2. Имя получателя письма и его адрес должны располагаться на разных строках. Как сам получатель письма пишет свое имя, так следует его и указывать, не изменяя и не сокращая, например, David Black следует так и писать, надпись Mr.D. Black будет неправильной.
3. Как обращаться к получателю письма? Если вы знаете, как зовут адресата, то при написании письма используются такие сокращения: Dear Mr, Mrs, Miss or Ms. Обращаясь к женщине лучше писать Ms. Если этого человека вы хорошо знаете, то можно только имя - Dear David. Если имя адресата вам неизвестно, то заголовок пишется так: Dear Sir, Dear Sirs, Madam, Gentlemen.
4. Окончание письма. В конце делового письма должна быть вежливая концовка. Наиболее распространенные варианты, как закончить деловое письмо: Yours faithfully - данное окончание письма применяют вместе с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam, заканчивать письмо словами Yours sincerely, следует при сочетании с личными обращениями.
5. В конце письма оставляется место для подписи. Для этого пропускается несколько строк - 4-5. Особых правил для написания имени отправителя нет. Оно может быть написано целиком прописными буквами либо с большой буквы для первых букв. В следующей строке под именем указывается должность отправителя либо название отдела, в котором он работает.
6. Вложения в письмо. Наиболее распространенным способом, как указать, что в письме содержатся вложения, это после должности отправителя пропустив одну строку написать внизу письма Enc или Encs.
7. После подписи, в конце письма, возможен дополнительный текст, т.е. Post Scriptum (P.S.). Обычно в P.S. пишут что-то наиболее важное, которое может быть подтверждением вышеописанного предложения, просьба незамедлительно что-либо выслать и тому подобное. P.S. должен состоять из одного предложения.
8. В деловой переписке не принято использовать разговорные сокращения и сленг. Как отмечает преподаватель British Council Джоэл Раштон:
«Очень важно помнить, кому адресовано письмо. От этого будет завесить степень его формальности. Отвечать на письмо следует в том же стиле, что вы получили. Если вам пришло письмо, адресованное «Dear Joel» - вам следует ответить аналогично – «Dear Jack»».
Чтобы деловая переписка на английском языке была успешной, то следует запастись списком стандартных выражений, которые чаще всего принято использовать в деловой переписке, тогда составление деловых писем на английском языке не составит для вас труда.
Обсуждение: